Директор не видит границу между своими деньгами и деньгами компании.
Если заметили, что есть подотчетные суммы, но нет отчета по ним, либо есть чеки, но они относятся к личным расходам – это может означать, что директор тратит средства компании на себя.
Наши аудиторы собрали аргументы, которые убедят руководителей в опасности таких трат. Мы разобрали три ситуации, где руководители тратят деньги организации на свои нужды. Для каждой ситуации приведем примеры из судебной практики и ссылки на письма Минфина.
Ситуация первая. Поездки при гибридном графике не являются командировкой.
Согласно ст.166 ТК, командировкой считается поездка для выполнения служебных поручений. Удаленная работа не делает дорогу до дома производственной необходимостью. Поэтому и суточные в этом случае начислить нельзя – нет оснований.
Если компания компенсирует директору проезд от работы до дома и обратно, то эта выплата будет являться оплатой труда, но никак не командировочными. В перечень необлагаемых выплат они не входят (ст.217, 422 НК). И поэтому надо будет начислить взносы, НДФЛ (письмо Минфина от 02.12.2024 №03-04-05/120763). Но есть одно исключение — если невозможно добраться до работы на общественном транспорте (письмо Минфина от 22.12.2022 №03-04-07/125960). Авиаперелетов между городами это не касается.
Стоимость билетов разрешается включать в расходы на зарплату если компенсация проезда указана в трудовом договоре (письмо Минфина от 16.04.2019 №03-03-07/26913, п. 25 ст. 255, п. 26 ст.270 НК). Расходы на проезд руководителя в бухучете отразите проводкой: дебет 26, кредит 70 – отражены расходы на проезд директора.
Отразите в трудовом договоре гибридный график – сколько дней удаленно, а сколько в офисе, а также зафиксируйте условие о компенсации проезда — для предотвращения дальнейших споров с налоговой.
Пример 1. Перелеты директора.
Раз в месяц директор совершает полеты из Москвы в Уфу.
Стоимость билетов туда и обратно в среднем 15 000 руб., в год – 180 000 руб.
плюс суточные 700 * 5 дней * 12 поездок = 42 000 руб.
Было оформлено как командировка, неправомерно. Не начислены взносы и НДФЛ.
При проверке доначислили на сумму:
— НДФЛ 13% — 28 860 руб.
— взносы страховые 30% — 666 000 руб.
— налог на прибыль 25% — 555 000 руб. (так как инспекторы примут в расходы сумму доначисленных страховых взносов);
— штраф и пени
Оформляем правильно сразу – начисляем НДФЛ и взносы, билеты включаем в расходы на оплату труда, и тогда при проверке доначислений не будет.
Ситуация вторая. Оплачиваем рабочие поездки, если есть обоснование.
Руководитель едет на семинар, презентацию, переговоры – это является служебной командировкой. Организация должна перечислить суточные и оплатить расходы на проживание, проезд (ст.168 ТК, п.8 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501).
Согласно письма Роструда №1143-ТЗ от 11.03.2009 г. Директор вправе подписывать приказ о своей командировке. В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки он обязан сдать авансовый отчет с подтверждающими документами – счета за гостиницу, билеты (п. 23 Положения №501). Проезд и проживание НДФЛ и страховыми взносами не облагаются. Суточные в размере 700 руб. – не облагаются, свыше 700 руб. – облагаются НДФЛ и взносами (п.1 ст.217, п.2 ст.422 НК).
За счет командировочных расходов уменьшается налоговая база в составе прочих расходов ( подп.12 п.1 ст.264 НК), при условии документального подтверждения – документы о перевозке, билеты, посадочные талоны (письма Минфина от 20.03.2026 №03-03-07/22949, от 17.10.2024 №03-03-06/1/100814). Если применяется метод начисления, то расходы надо учитывать в периоде отражения авансовых отчетов ( подп.5 п.7 ст. 272 НК). Аналогично и при кассовом методе.
Затруднительная ситуация будет в случае, если директор является единственным учредителем. Согласно письма Минтруда от 17.06.2022 №14-6/ООГ-4038, трудовое законодательство не распространяется на такие отношения. Минфин дополняет – директор не может сам себе выдавать заработную плату и отражать ее в расходы (письмо от 19.02.2015 №03-11-06/2/7790).
Другой подход: если командировки директора-учредителя совершаются в интересах компании и подтверждаются документально, расходы допускается учитывать в налоге на прибыль минуя трудовой договор (ст. 252 НК).
Если поездки не связаны с производственной деятельностью организации, суды не признают расходы экономически обоснованными (определение ВАС от 26.03.2014 №ВАС-2788/14). Отпуск директора, замаскированный командировкой, при проверке инспектора доначислят НДФЛ и страховые взносы, а также пени и штрафы в размере 20 % от недоимки.
Совет от наших аудиторов – если у вас есть сомнения в обоснованности поездки, вы можете направить в инспекцию запрос. Ответное письмо поможет избежать штрафа.
Пример 2. Липовая командировка.
Руководитель оформил как командировку свою поездку в другой город.
— билеты – 25 000 руб.;
— проживание – 55 000 руб. (5 дней);
— суточные 700 руб. * 5 дн. = 3 500 руб.
Итого: 83 500 руб. НДФЛ и взносы не были начислены.
Доначисления при проверке составили:
— НДФЛ 13% — 10 855 руб.
— взносы страховые 30% — 25 050 руб.
— налог на прибыль 25% — 20 875 руб. (так как инспекторы примут в расходы сумму доначисленных страховых взносов);
— штраф и пени
Если бы директор поехал в отпуск за свой счет, то доначислений бы не было.
Ситуация третья. Личные траты с расчетного счета компании.
Это самый дорогой риск, когда руководитель тратит деньги с расчетного счета компании на свои нужды (покупка техники, ремонт машины, различные услуги и т.д.).
Траты на личные нужды директора не относятся к расходам для налога на прибыль, не являются обоснованными, то есть никак не связаны с деятельностью организации, а произведены для интересов конкретного физлица (ст.252 НК). Судьи подтвердят – для прибыли данные расходы никак учитывать нельзя (постановление АС Северо-Западного округа от 06.02.2025 №А52-3298/2023).
Так как выплаты не связаны с деятельностью организации, появляются НДФЛ и взносы. И налоговая вправе начислить налоги, штрафы и пени.
Но кроме этого, директор несет ответственность перед компанией как ее руководитель. Суды могут взыскать с директоров суммы на личные траты (мед.услуги, ремонты, поездки, подарки и др.).
Если ваш директор будет требовать на оплате личных расходов, можете предложить два варианта – либо дивиденды (если директор еще и учредитель), либо в виде выдачи премии (деньги выплачиваются официально с удержанием НДФЛ). Второй вариант – директор платит сам.
Пример 3. Директор потратил деньги компании на свои нужды.
Директор-учредитель перевел с расчетного счета компании себе на ремонт дачного домика на сумму 850 000 руб., а бухгалтер отразила это как хозрасходы, не начислив при этом НДФЛ и взносы.
При проверке налоговая доначислила:
— НДФЛ 13% — 110 500 руб.
— взносы страховые 30% — 255 000 руб.
— налог на прибыль 25% — 212 500 руб. (так как инспекторы примут в расходы сумму доначисленных страховых взносов);
— штраф 20% от недоимки – 170 000 руб.
Итого минимум – 748 000 руб. кроме этого, новые собственники компании могут взыскать в будущем как убытки. Если же учредитель выплачивает себе эту сумму 850 000 руб. в виде дивидендов, то с них НДФЛ – 110 500 руб. Других доначислений и штрафов нет, рисков убытков тоже нет. Получаем 110 500 руб. вместо 748 000 руб. – разница очевидна.
Мы предлагаем сделать поэтапно несколько действий, чтобы обезопасить компанию от доначислений, когда директор настаивает оплатить расходы с расчетного счета организации:
Этап 1. Определить вид расхода – если это поездка, нужно проверить является ли она командировкой (наличие служебного поручения, связь с деятельностью компании);
Этап 2. Если это не командировка – нужно проверить, указана ли эта компенсация в трудовом договоре. И тогда оформите как трудовую выплату с начислением НДФЛ и взносов и включите в расходы для прибыли.
Этап 3. Личные траты директора. В этом случае вам нужно показать расчеты – во сколько обойдется «бесплатное» приобретение за счет компании с учетом всех доначислений, штрафов, пеней. Порекомендуйте выдать как дивиденды либо премию.
Этап 4. Обозначьте свою позицию. Предоставьте руководителю служебную записку, где расписаны расчеты всех рисков. И если директор все же будет настаивать на своем – у вас будет подтверждающий документ, что вы его предупредили о рисках.
Этап 5. Обеспечьте себе дополнительную страховку – направьте в ФНС или Минфин запрос и получите письменный ответ.
Чем рискует бухгалтер, когда руководитель расходует деньги организации на себя.
За отражение заведомо необоснованных расходов, занижение налоговой базы, не удержание НДФЛ, бухгалтер привлекается:
— к административной ответственности – штраф от 5000 до 10000 руб. за грубое нарушение правил учета (ст. 15.11 КоАП), при повторном нарушении от 10 до 20 тыс. руб. либо дисквалификация;
— к субсидиарной ответственности – в случае банкротства компании бухгалтера могут привлечь наряду с директором по долгам компании;
— к уголовной ответственности – при уклонении от уплаты налогов в крупном размере бухгалтер становится соучастником (ст.199 УК). Если директор просит вас просто «провести», покажите ему свои расчеты и зафиксируйте свою позицию письменно.
