Использование личного автомобиля: как провести и от чего отговорить директора

Директор компании решил оптимизировать личные финансы и приобрести автомобиль премиум-класса за счет организации. В данной статье наши аудиторы рассмотрели ситуации, когда директор требует компенсации за поездки на своей машине или ситуации, когда хочет сдать машину в аренду своей компании.

1. Ситуация, когда директор хочет получить компенсацию за поездки на своем личном автомобиле.

Компенсация, которая выплачивается за использование в работе личного автомобиля, не облагается страховыми взносами и НДФЛ (письмо Минфина от 12.09.2018 №03-04-06/65168). Данное правило распространяется и в случае, когда автомобиль приобретен в совестной собственности супругов.

Компенсацию за использование личного автомобиля необходимо учесть в расходах в пределах норм (подп. 11 п.1 ст. 264 НК, постановление Правительства от 08.02.2002 №92, письмо Минфина от 02.08.2019 №03-11-11/58296). Для автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. данная сумма составляет 1200 руб., свыше 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц.

В случае если автомобиль не принадлежит директору и не находится в совместной собственности с супругом, необходимо начислять на компенсацию взносы и удержать НДФЛ (письмо ФНС от 13.11.2018 №БС-3-11/8304). Таким образом, учесть в расходах данную компенсацию нельзя (письмо Минфина от 05.12.2012 №03-03-06/1/629).

Компенсация начисляется за личное имущество, которое сотрудник использует в служебных целях (ст. 188 ТК). Личным является не только автомобиль, который находится на праве собственности, но и тот, который сотрудник использует по доверенности. В данной ситуации судьи на стороне компании (определение Верховного суда от 03.08.2015 №309-КГ15-8423).

Аудиторы «Аудит Эксперт» дают следующие советы, чтобы снизить риски. Очень высокую компенсацию налоговики посчитают скрытой заработной платой, могут доначислить НДФЛ и взносы. Таким образом, нужно быть готовым обосновать стоимость выплат. Компания может установить фиксированную компенсацию за месяц или делать ежемесячный расчет в зависимости от частоты поездок.

Для расчета компенсации необходимо использовать следующие данные

• интенсивность использования;
• износ и срок полезного использования автомобиля;
• затраты на техобслуживание, текущий ремонт и ГСМ.

Для того чтобы рассчитать компенсацию на износ, следует использовать правила бухгалтерского учета по амортизации машины. Например, стоимость автомобиля – 480 000 руб. Оставшийся СПИ – 4 года. В таком случае ежемесячный износ будет составлять 10 000 руб. (480 000: 48 мес.). В приказе нужно прописать насколько интенсивно и в какой местности будет использоваться автомобиль. Для расчета компенсации на текущий ремонт следует воспользоваться следующей формулой.

Расходы на ремонт и техобслуживание за прошлый год или планируемые расходы: 12 мес. = Размер компенсации на текущий ремонт в месяц

Чтобы подтвердить затраты на ГСМ, нужны чеки ККТ и путевые листы. В лимит компенсации для налога на прибыль входят стоимость ГСМ и износ с ремонта такого мнения придерживается Минфин (письмо от 26.12.2018 №03-03-06/1/94971). Аудиторы советуют сравнить общую сумму компенсации с лимитом. Для данной ситуации не работает норма о том, что ГСМ –  это самостоятельный вид расхода и его не нужно лимитировать.

Компенсацию можно списывать за те дни, когда машину действительно использовали. Норму следует пересчитать пропорционально отработанным дням.

Документы, подтверждающие компенсацию за личный автомобиль:

1. Должностная инструкция, которая подтверждает о постоянных поездках сотрудника.
2. Бух. справка, в которой приведен расчет компенсации.
3. Трудовой договор и соглашение, где указан порядок расчета компенсации и расходов.
4. Авансовые отчет, путевые листы, чеки ККТ, приказы директора, которые подтвердят, что автомобиль использовался для нужд организации
5. Копии ПТС, которая подтверждает право собственности на автомобиль.

2. Ситуация, когда директор планирует сдать личный автомобиль компании в аренду за деньги

Следует помнить, что налоговики проверяют цены между взаимозависимыми лицами, даже если сделка является неконтролируемой (подп.7 п.2 ст. 105.1 НК). Когда стоимость аренды значительно выше рыночной, могут снять расходы (определение Верховного суда от 09.02.2017 №303-ГК16-20334, письмо ФНС от 27.11.2017 №ЕД-4-13/23938).

Так же имеется риск, связанный с НДФЛ и страховыми взносами. Например, с директором заключили договор аренды автомобиля с экипажем, но стоимость услуг по управлению не выделили. В таком случае инспекторы доначислят страховые взносы со всей стоимости аренды.

А с платы за аренду автомобиля без экипажа взносы не начисляют (п.4 ст. 420 НК, п.1 ст. 20.1 ФЗ от 24.07.1998 №125-ФЗ). В случае если директор будет значиться в путевых листах и других документах, как водитель, то налоговые инспекторы могут начислить пенсионные и медицинские взносы на все аренду. Они рассуждают так, раз директор управляет автомобилем, значит, данная аренда с экипажем. Так как услуги аренды по управлению не выделены в договоре, и взносы начислят на всю аренду. Такого мнения придерживается и Верховный суд (определение от 30.10.2017 №308-ГК17-15395).

Аудиторы дают следующие советы, чтобы снизить риски. Арендную плату нужно установить в пределах среднерыночных показателей с учетом года выпуска машины. Информацию можно взять на сайтах компаний или в справочных изданиях (подп.1,2 п.2 со 105.6 НК РФ).

В договоре аренды автомобиля с экипажем отдельно нужно выделить стоимость аренды и услуг водителя. В этом случае пенсионные и медицинские взносы начислят на выплаты за управление автомобилем (п.1, 4 ст.420 НК). Социальные взносы начислять не нужно, взносы на травматизм нужно платить только тогда, когда это указано в договоре (подп. 2 п.3 ст.422 НК, п.1 ст. 20.1 Закона №125-ФЗ).

В договоре аренды без экипажа, взносы можно не начислять при условии, что автомобилем будет управлять не только директор (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.04.2019 по делу №А66-15231/2018).

3. Ситуация, когда директор хочет приобрести автомобиль премиум-класса за счет компании.

При покупке премиального автомобиля, можно учесть все расходы на его содержание и эксплуатацию. Как показывает практика, такое приобретение вызовет пристальный интерес проверяющих. Так как стоимость автомобиля организация спишет в расходы, а НДС примет к вычету (п.1 ст. 172, п.1 ст. 257 НК РФ). Однако, чтобы налоговики не сняли расходы и вычеты, необходимо подтвердить производственный характер данной покупки.

Советуем подтвердить документами производственную направленность приобретения. В положении о служебном автотранспорте или приказе об использовании машины директором в качестве служебного нужно предусмотреть, что автомобиль необходим:

• для посещения представительских мероприятий,
• посещения конференций, семинаров, выставок,
• посещения банком и других контролирующих органов.

В документах нужно указать, что автомобиль повышает деловую репутацию организации. В личных целях автомобиль использовать нельзя. Поездки подтверждайте путевыми листами. А также необходимо в листе маршрута показывать следование автомобиля.