Главная » Статьи » Компания должна собрать эти документы, для того чтобы гарантированно подтвердить расходы на перевозку

Компания должна собрать эти документы, для того чтобы гарантированно подтвердить расходы на перевозку

Когда товар доставили до склада компании, надо проверить, кто организовал перевозку и кто ее оплачивал. От этого зависит, какие документы нужно собрать, как покупателю, чтобы подтвердить расходы и вычеты на товар и его доставку.

Как и другие затраты, расходы на перевозку товаров и вычет НДС нужно подтвердить документально. Какие документы будут у покупателя, будет завесить от того, кто организует доставку товара. Далее наши аудиторы подробно разобрали особенности оформления документов в разных случаях.

Первая ситуация, когда товар был доставлен поставщиком. Когда поставщик перевозит груз собственным транспортом, то пакет бумаг зависит от того, как была оплачена доставка. Например, она может быть включена в стоимость груза. В таком случае транспортную накладную от перевозчика не надо ждать. Так как договор перевозки не заключался, следовательно, затрат на доставку товара нет (ст. 785 ГК, ст.8 ФЗ от 08.11.2007 №259-ФЗ, письмо Минфина от 28.08.2018 №03-03-06/1/61110). Чтобы подтвердить реальность доставки товара, необходимо попросить у поставщика копию путевого листа. Если так не получается, надо зафиксировать данные водителя и машины, который доставил товар. Можно использовать, например, пропуск на въезд автомобиля с грузом на территорию склада.

Вторая ситуация, когда товар привез перевозчик. Когда доставку осуществила стороння компания-перевозчик, которого нанял и чьи услуги оплатил поставщик, то он должен передать вашей компании транспортную накладную. Для того чтобы подтвердить расходы на перевозку транспортная накладная не требуется. Однако этот документ не стоит терять, так как подтверждается, что товар привезли на склад. Если возникнут споры с налоговиками, она поможет их разрешить.

Следующая ситуация, когда перевозчика нанимает поставщик, а доставку товара оплачивает покупатель. В данной ситуации поставщик становится экспедитором.

Третья ситуация, когда товар забрали самовывозом. Когда товар увезли со склада поставщика на собственной машине, транспортной накладной также не будет. Аудиторы советуют составить путевой лист. Он подтвердит расходы на ГСМ и докажет инспекторам, что товар действительно довезли до склада (письмо Минфина от 22.12.2011 №03-03-10/123).

Рассмотрим еще одну ситуацию, когда компания заключила договор на перевозку с контрагентами. Налоговики решили, что товар перевозил не организация-контрагент, а предприниматели. Вследствие чего инспекторы сняли вычеты и расходы и доначисляли НДС и налог на прибыль на сумму 6 млн. руб.

Из актов на транспортные услуги невозможно определить период перевозки и количество рейсов, которые были сделаны. Налоговики определили собственников транспортного средства-предпринимателей, перевозивших товар. Они пояснили, что перевозку осуществляли для компании напрямую. Оплату контрагентам организация не перечисляла, и главный бухгалтер не смог пояснить проверяющим, по какой причине образовалась задолженность. Исходя из этого, инспекторы смогли доказать, что услуги оказывали ИП, а не контрагенты. Вследствие этого организация не имеет право учесть расходы и заявить вычеты НДС по сделкам с ними (решение Арбитражного суда Хабаровского края от 16.08.2019 по делу №А73-6063/2019).