Налоговики ужесточили правила по исправлению первичных документов и УПД
По новым правилам заменять ошибочные экземпляры первички нельзя. Варианты исправления первичных документов и УПД смотрите ниже:
Способ № 1: сделать новый документ с правильными данными с указанием даты и номера исправления. Этот способ удобен как для первички, так и для УПД.
Способ № 2: Исправляете документ вручную. Данный способ подходит только для первички, Для УПД способ неудобный и подойдет только для исправления тех ошибок, которые не относятся к счет-фактуре.
Способ № 3: Заменить ошибочные документы на новые. Этот способ удобен как для УПД, так и для первички, но применять его нужно осторожно, чтобы не заметили налоговики.
Безопасный способ исправить первичку.
- Как счет-фактуру
Для исправления первички выставите новый экземпляр документа с правильными данными. Дату и номер оставьте такие же как в первоначальном документе. А также укажите дату и номер исправления. Этот способ описан в Правилах заполнения счетов-фактур в п.7 постановления Правительства от 26.12.2011г. № 1137.
Закрепите применение этого способа в своей учетной политике.
Плюс этого метода – вносить исправления удобнее чем вручную
Чтобы не запрашивать у контрагента новую первичку.
Минусы данного метода – Инспекторы могут не принять исправленный документ. Если такое произошло, можно сослаться на письмо Минфина. В котором разъясняется, что компания может самостоятельно разработать удобный способ исправления первички. Разрешено использовать порядок исправления для счетов-фактур, описанный в письме от 22.01.2016 г. № 07-01-09/2235. По электронной первичке претензий у налоговиков не возникнет.
- Исправление вручную
Это давно применяемый метод и не очень удобный, так как придется не только зачеркивать и вписывать правильные данные, но и заверять подписями всех работников, которые должны подписывать этот документ.
Плюсы способа – безопасный с точки зрения претензий налоговиков.
Минусы способа – исправить придется оба экземпляра. А если исправлений много, будет очень заметно для налоговиков и вызовет подозрения.
- Замена документа
Самый применяемый способ – заменяют неправильный документ на правильный. Не надо делать никаких пометок об исправлении, очень удобный метод. Из минусов – не предусмотрен в законе такой способ и если замена будет обнаружена, инспекторы просто могут не принять документ. Допустим, замененная товарная накладная не будет применяться в расходах и вычетах.
Безопасное исправление УПД
- Как счет-фактуру
Продавец выставляет новый экземпляр документа, где уже новые данные, заполнена строка 1а – так требуют налоговики. Строку «Статус» продавец не меняет – надо указать в ней 1. Значит. УПД заменяет счет-фактуру и первичку. Данный способ можно применить, если ошибка в счет-фактурной части.
Бывает что ошибка незначительная, а покупатель все равно просит ее исправить. В этом случае рекомендации ФНС следующие: в поле «статус» указывайте 2. Так как ошибка не влияет на вычет, исправлять УПД нужно только в качестве первички. Если покупатель хочет предотвратить претензии действительно к вычетам, лучше указать 1 в строке «Статус», а не 2.
Исправление УПД таким способом разрешено ФНС если ошибки в реквизитах, относящиеся только к первичке. В поле «Статус» указывайте 2. Первоначальный УПД со статусом 1 сохраните, чтобы у налоговиков не возникло вопросов к вычетам.
Плюсы этого способа – возможность исправить ошибки в любых реквизитах документа.
Минусы – разное заполнение поля «Статус» в зависимости от того, в какой части документа обнаружена ошибка. Это усложнит исправление. Однако при указании неверного статуса не повлияет на получение вычетов или учесть в расходах.
- Исправление вручную.
Зачеркиваете неправильные данные в УПД, укажите правильные, поставьте дату когда исправили и подписи.
Плюсы – безопасный способ. В том случае если исправляется часть первички.
Минусы – неудобно, и нельзя применить, если исправляются ошибки в части счет-фактуры.
- Замена документа
Заменяете ошибочный УПД на правильный.
