Главная » Статьи » Ошибки при проведении инвентаризации, которые могут повлечь начисление недоимки или штрафов

Ошибки при проведении инвентаризации, которые могут повлечь начисление недоимки или штрафов

Ведущий аудитор «Аудит Эксперт» рассказал, какие ошибки встречаются чаще всего, при проведении аудита и проверке документов по инвентаризации. В данной статье мы поделимся нашим опытом и посоветуем на что нужно обратить пристальное внимание, чтобы налоговые инспекторы не признали акт инвентаризации недействительным. Так как это может повлечь недоимку и крупные штрафы.

Все компании обязаны проводить годовую инвентаризацию перед годовой отчетностью (п.26, 27 Положения, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 №34н, ст.11 ФЗ от 06.12.20211 №402-ФЗ). Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут признать данные бухотчетности недостоверными и выписать штраф за грубое нарушение бухгалтерского учета (ст. 120 НК, ст. 15.11 КоАП).

Рассмотрим подробнее ошибки

  1. Пропуски в приказе об инвентаризации. Компания не оформила приказ, то есть нет основания для инвентаризации. То же самое если его составили некорректно. К примеру, в приказе не указаны даты начла и окончания инвентаризации, состав комиссии, перечень имущества и обязательств, которые будут проверять, и порядок инвентаризации. Налоговики на проверках не принимают такие результаты. В таком случае работодатель не сможет материальный ущерб взыскать с сотрудника.
  2. В инвентаризации участвуют люди, не указанные в инвентаризационной комиссии. Следует помнить, что материально ответственного сотрудника нельзя включать в комиссию. Однако, присутствовать на инвентаризации МОЛ должен
  3. Нереальные сроки проведения инвентаризации. Налоговики могут признать акт инвентаризации недействительным не только потому, что не указаны сроки, но из-за того, что они нереальны. К примеру, крупная компания провела инвентаризацию всех участков за один день. В таком случае проверяющие могут заподозрить, что проверка была фиктивная.

Сроки должны соответствовать масштабам работ. Период проведения инвентаризации с 01 октября по 31 декабря.

Если не успели компания может продолжить и после 1 января. Главное успеть до сдачи годового баланса. Помните, что инвентаризация составляется на 31.12 отчетного периода. Если возникнут сложности, то можно приостановить движение ТМЦ на период с начала 2022 года и до окончания ревизии. В случае если это невозможно, нужно исключить из фактически выявленных остатков поступление и расход имущества с 1 января 2022 года.

  1. По приходным и расходным документам нет расписок. До начала инвентаризации комиссия обязана получить расписки от МОЛ и подотчетных лиц о том, что они все приходные и расходные документы сдали в бухгалтерию. Имущество, которое поступит или будет выдано во время инвентаризации, нужно занести в отдельные описи.

 Если расписок нет, после проведения инвентаризации могут появиться приходно-расходные документы, оформленные в период проверки. В итоге результаты инвентаризации придется пересматривать и пересчитывать. Если этого не сделать, данные бухгалтерской отчетности инспекторы могут посчитать недостоверными. А в случае недостач виновные легко оспорят взыскания.

  1. Не проверили дебиторку и кредиторку. В данном случае компания может пропустить срок списания кредиторской задолженности. В таком случае вы не сможете отразить доход от списания кредиторки в налоговой и бухгалтерской отчетности, а налоговики на проверке доначислят налоги, пени и штраф (п. 1 ст.122 НК).

В случае если не провести инвентаризацию дебиторки, компания не сможет отследить срок исковой давности и корректность формирования резерва по сомнительным долгам. ИФНС может отказать в учете расходов на формирование резерва и доначислить налоги, пени и штраф (п. 1 ст. 122 НК).

  1. Не закрыли доступ в помещение для инвентаризации. Всегда, когда комиссия покидает помещение, где хранятся мат. Ценности, его надо опечатать. Описи нужно хранить в сейфе. Если этого не сделать, может случиться кража, а в описи могут появиться новые записи. Инспекторы могут посчитать, что данная инвентаризация проведена с нарушениями, а поэтому данные бухотчетности неверны.
  2. Не проверили резервы. На основании акта инвентаризации резервов организация формирует резервы на следующий год, то есть отражают перерасход или делают корректировку расходов текущего периода. Налоговики могут доначислить налоги за ошибки в расчете резерва.
  3. Отсутствует член комиссии или МОЛ. Результаты инвентаризации являются недействительными, если раскроется, что участник расписался в документах, однако в пересчете не участвовал. К примеру, сотрудник заболел и был на больничном или был в отпуске. Данный факт очень просто проверить по табелю рабочего времени. Следовательно, инвентаризация проведена формально.

Для решения этой проблемы есть два варианта. Первый- приостановить инвентаризацию. Второй способ- это назначить замену отдельным приказом директора компании. Следует помнить, что второй способ действителен только для членов комиссии. Нельзя проводить инвентаризацию в отсутствии материально ответственного лица.

  1. Непоследовательное оформление документов. Советуем обратить пристальное внимание на время формирования документов, которое указано в инвентаризационных описях и сличительных ведомостях. Данное время с точностью до минут отображается на бумажном документе, при распечатывание его из 1С.

Необходимо соблюдать временную последовательность. Для начала нужно сформировать инвентаризационную опись и только после нее сличительную ведомость и акты о результатах инвентаризации. Из-за путаницы в датах налоговые инспекторы могут посчитать инвентаризацию формальной.

  1. Не проставили обязательные записи и подписи. В случае, если материально ответственный работник не внес «Цены, итоги и проверил» и не подписался на последней странице описи, на основании такого документа не получиться с него взыскать недостачу.

Если члены комиссии не заверили исправления своими подписями, такие записи посчитаю недействительными. Для того чтобы исправить неверную запись необходимо ее зачеркнуть и вписать над ней верные данные. Далее заверить их подписями всех членов комиссии и МОЛ (п.2.9 Указаний, утв. приказом Минфина №49)

  1. Не проставили прочерки и не подвели итоги на каждой странице описи. На каждой странице инвентаризационной описи прописью указывается число порядковых номеров материальных ценностей и их общий итого в натуральном выражении. Там, где строчки не заполнены, нужно проставить прочерки. Нельзя оставлять строчки пустыми, так как любой желающий может вписать исправления на свое усмотрение. Таким образом результаты инвентаризации будут недействительными.

Что нужно делать, если материально ответственное лицо уклоняется от инвентаризации:

  1. Необходимо письменно под подпись уведомить МОЛ присутствовать при пересчете вверенных ему ценностей.
  2. Получите письменный ответ от сотрудника, по какой причине он не может присутствовать на инвентаризации. Так же можете составить акт об отсутствии. Вместо него можно пригласить независимых свидетелей для наблюдения за пересчетом. Они смогут подтвердить, что инвентаризация проведена без нарушений.
  3. Нужно издать указ о проведении инвентаризации в отсутствии материально ответственного лица
  4. Там, где должны стоять подписи сотрудника, необходимо сделать записи, что он отсутствует, и указать причину. Все члены комиссии должны расписаться под каждой записью.