Письма которые упростят работу и защитят от доначислений

В этой статье мы подготовили шаблоны писем для контрагентов. Они помогут вам сократить время при общении с контрагентами.  К каждому письму есть инструкция, для чего и как его оформлять.

1. Претензия с требованием оплатить поставленный товар в срок

Официальная претензия поможет вам в случае, если покупатель не заплатил срок, а так же не реагирует на ваши звонки и письма. Тогда покупатель будет понимать, что ваши намерения серьезные и просто так прощать долги вы не собираетесь. Данный документ является первым шагом к судебному разбирательству.

Покупатели как принято не игнорируют претензии. Так как по истечению 30  календарных дней продавец имеет право подать заявление в суд. Этот срок отсчитывают с момента, когда отправили претензию, если в договоре компании не установлен другой порядок (п.5 ст.4 АПК). Судьи без этого документа не станут рассматривать иск о взыскании долга. Ведь продавец должен попытаться урегулировать спор до суда (п.5 ч.1 ст.129, п.2 ч.1 ст.148 АПК).

В претензии необходимо указать:

• реквизиты договора, товарных накладных и актов выполненных работ;
• сумма долга и ее подсчет;
• срок в течение которого покупатель должен исполнить свою обязанность по оплате.

К тому же, нужно указать, когда покупатель должен заплатить по претензии. Если в договоре сказано, когда покупатель должен дать ответ на претензию, то нужно привести и этот срок. Если этого срока нет, то определите срок сами.

За просрочку оплаты компания вправе потребовать у покупателя заплатить пени и штрафы.  Пусть даже если в претензии указан только основной долг, то в суде вы имеете право потребовать также штрафы и пени (п.43 постановление Пленума Верховного суда от 24.03.2016 №7, определение Верховного суда от 07.12.2017 №305-ЭС17-17791 по делу №А41-88738/2016).

Рекомендации:

• Расчет суммы требования нужно привести в тексте. Если это неудобно, то нужно оформить его отдельным документом и приложить к претензии.
• Необходимо приложить к претензии копии документов, которые подтвердят, что вы вовремя исполнили свои обязательства

2. Соглашение о зачете взаимных требований

Если у компании есть взаимные долги, то в этом случае пригодится соглашение о зачете. Составьте этот документ, вам не придется выбивать у покупателя оплату и перечислять свои деньги. Компании вправе погасить взаимные требования зачетом (ст.410 ГК). Необходимо проверить выполнение условий для зачета. Во-первых, зачетные требования должны быть однородными. Например, зачесть требования можно, когда обе стороны должны друг другу деньги: одна сторона должна за товары, а другая-за услуги. Во-вторых, срок исполнения обоих обязательств должен к моменту зачета наступить. В-третьих, зачет, который проводится, не должен быть запрещен законом и договором (ст. 410 ГК). Например, если истек трехлетний срок исковой давности по требования, то зачет проводить нельзя (ст. 411ГК).

По закону, чтобы провести зачет, достаточно заявления одной стороны. В данном случае не требуется согласия контрагента. Достаточно будет, если вы направите заявление о зачете контрагенту, а он получит его (п.4 информационного письма Президиума ВАС от 29.12.2001 №65).

При заключении одностороннего зачета взаимных требований существует риск, что контрагент с ним не будет согласен. Например, когда стороны не могут определиться о сумме долга. В этом случае зачет  нужно оформить двусторонним соглашением (ст.421 ГК).

Рекомендации:

• Перед тем как провести с контрагентом зачет, нужно составить акт сверки расчетов в разрезе договоров. Так вы точно сможете определить сумму взаимных требований.

3. Перечисление деньг на счет другой компании

Иногда бывают ситуации, когда организации на время не могут воспользоваться своим счетом. В частности, произошла блокировка системы «Клиент-банк», организация не может воспользоваться деньгами. В таком случае просят должников перечислить деньги не напрямую, а другим организациям. Такие операции не противоречат закону. Нужно направить письмо покупателю, если хотите, чтобы он перечислил оплату не на ваш счет, а третьему лицу. Составить можно его в свободной форме.

Если в письме есть подпись и печать, их нужно поставить. Иначе контрагент может вам отказать, из-за того что документ оформлен не правильно. Чтобы в дальнейшем ему не пришлось доказывать в суде, что свой долг он погасил.

Рекомендации:

• Нужно указать банковские реквизиты компании, на счет которой необходимо перечислить деньги. В противном случае, контрагент не сможет исполнить вашу просьбу
• Нужно написать, как покупателю заполнить поле «Назначение платежа» в платежке. Иначе получатель не сможет определить, что за деньги пришли к нему.
• Если вы получили письмо от контрагента с просьбой перечислить деньги на счет третьего лица, убедитесь, что в нем есть печать и подпись директора компании или другого уполномоченного лица

4. Письмо контрагенту, который долго не возвращает долги

Акты по работам, услугам или товарные накладные контрагент не всегда возвращает вовремя. Бывает что забывают или не находят время подписать, иногда даже продлить срок для оплаты. Ведь, как правило, платят контрагенты только после подписания документов с обеих сторон. Если контрагент долгое время не возвращает документы, то нужно отправить ему письмо с требованием прислать бумаги или письменно отказаться от их подписания. Письмо можно составить в свободной форме. В данном письме нужно указать реквизиты документов и срок, в течение которогы вы требуете вернуть их.

Рекомендации:

• В письме нужно перечислить все документы, которые не вернул вам контрагент.

5. Расхождения в счетах-фактурах

Налоговые инспекторы часто присылают автотребования чтобы пояснить расхождения которые возникли между данными продавца и покупателя в декларациях по НДС. В течение 5 ти рабочих дней со дня получения требования организация должна ответить на него. В противном случае инспектры выпишут штраф в размере 5 000 тыс.руб. (ст 129.1 НК). От ваших пояснений будет зависеть, доначислят ли вашей организации налоги, штрафы и пени.

Самая распространённая, когда покупатель заявил вычет по счету-фактуре, а продавец не отразил этот счет-фактуру в декларации по НДС. Тогда в автотребовании налоговики указывают код ошибки 1. Инспекторы затребуют от покупателя сдать уточненку или вовсе уберут вычет, если разницу не получится устранить. В связи с этим, если вы, как покупатель, получили от налоговиков атотребование с кодом 1, то направьте контрагенту письмо, в котором он пояснит расхождения. Если контрагент не отразил счет-фактуру в декларации, можно попросить контрагента сдать уточненку.

В пояснениях на автотребование подтвердите, что ваша компания отразила счет-фактуру верно, если контрагент ответил, что исправит ошибку. Если продавец откажется исправить расхождения, необходимо обсудить с директором, как действовать дальше. Во-первых, можно сдать уточненку и убрать вычет. Во-вторых, не сдавать уточненку, но в случае чего, понадобиться доказать налоговикам, что вычет заявлен правильно.

Рекомендации:

• Нужно указать реквизиты счета-фактуры, по которому вам пришло автотребование.
• В письме напишите, в чем именно программа налоговиков выявила расхождение. Нужно спросить, будет ли контрагент уточнять декларацию.

6. Письмо об уточнении

В платежках в поле «Назначение платежа» встречаются ошибки, которые не всегда бывают безобидны. Они могут привести не только к спорам между контрагентами, но и к налоговым доначислениям. А иногда бывает, что бухгалтер создает платежное поручение на основании старой платежки, в которой забывает поменять в назначении платежа номер договора, сумму НДС или указать, что перечисляет аванс.

Рассмотрим пример, покупатель перечислил оплату за отгруженные товары, но в платежке указал неверный договор, по которому товары не получал. В случае если, это обнаружат инспекторы, то судя по всему посчитают, что сумму перечислили вам в счет аванса по новому договору, и начислят продавцу НДС с этой суммы. Или же покупатель перечислил аванс, но перепутал номер договора. Существует риск, что контрагент не отгрузит товары, так как оплаты не было. Если предыдущие поставки не полностью оплачены, то в таком случае особенно часто возникают споры.

Изменив назначение платежа, по согласованию с контрагентом, можно избежать последствий. Нужно написать контрагенту, в котором необходимо указать реквизиты платежного поручения и верное назначение платежа, как в следующем примере.

Письмо контрагенту об уточнении платежа фрагмент

<…>

… ООО «Пример» сообщает о том, что в платежном поручении от 25.12.18 №117 на сумму 270 000 (двести семьдесят тысяч) руб. в назначении платежа ошибочно указано «Оплата по договору поставки столов от 23.12.17 № 110».

Просим считать правильным следующее назначение платежа: «Оплата аванса по договору поставки столов № 125 от 22.12.18 на сумму 270 000 руб., в том числе НДС – 41 186,44 руб.» Просим направить в адрес ООО «Пример» письменное согласие на уточнение назначения платежа.

<…>

Рекомендации:

• Необходимо проверить номер договора, по которому перечисляете деньги. Если сумму платили как аванс, то укажите это в назначении платежа.
• Чтобы не возникло споров с налоговыми органами или контрагентом, попросите его согласовать изменения в платежке

Для того чтобы подстраховаться, необходимо в банк сообщить об уточнениях. Он может не отреагировать на данное письмо. Однако в споре с налоговиками вы сможете подтвердить, что уведомили банк об изменении ошибочного назначения платежа. В письме нужно указать реквизиты изменяемого платежного поручения: номер, дату, сумму, реквизиты плательщика и получателя. Хорошо бы, если уточняющее письмо заверят те же лица, которые подписывали платежку.

7. Перенос оплаты в счет другой поставки или договора

Продавец обязан зачесть деньги в счет исполнения именно того обязательства, которое покупатель указал в платежке или в письме, которую направили после оплаты (ст. 319.1 ГК). Бывают случаи, когда это сделать невозможно, так как неясно, за какую поставку перечислил деньги покупатель.

Очень часто так происходит, когда продавец заключает с покупателем рамочный договор с периодической оплатой, по которому отгружает товары на основании заявок, дополнительных соглашений или спецификаций. Данный способ очень удобен, так как не нужно каждый раз согласовывать и подписывать многостраничный документ. Однако следует помнить, что и при таком способе есть недостатки. Покупатель иногда не указывает в платежке, за какую поставку он перечисляет деньги. Или ошибочно ссылается на уже оплаченную поставку, а иногда путает номер товарной накладной. Тогда между продавцом и покупателем возникают споры о том, какая поставка оплачена, а какая поставка не оплачена. Опаснее всего для организации, когда возникают разногласия о том, покупатель перечислил аванс или заплатил за отгруженные товары. В случае если деньги поступили в счет будущих поставок, то компания должна заплатить НДС с предоплаты.

Иногда бывает, что покупатель по ошибке  заплатил больше, чем должен был по договору. Тогда продавец должен зачесть разницу в счет оплаты долга, однако, следует помнить, что можно зачесть разницу не любого долга, а того, который возник раньше (ст.522 ГК).

Для того чтобы избежать споров с контрагентом, нужно ему сообщить, как именно будете зачитывать платежи в случае ошибок в платежках. Это можно прописать в договоре или письме. Нужно попросить контрагента письменно ответить согласием на письмо. Таким образом стороны договорятся о зачете платежа в счет той или иной оплаты.

Рекомендации:

• Стороны вправе согласовать любой порядок зачета платежей. В том числе переносить все неясные платежи в счет оплаты будущих поставок. Но такие условия нужно указать в договоре или двустороннем соглашении.
• Покупатель не вправе изменить использованный платеж без согласия продавца.