С каких выплат сотрудникам нужно платить НДФЛ и взносы

Случай №1. Организация заказывает и оплачивает для своих сотрудников обед по заранее составленному меню. Стоимость этих обедов облагается НДФЛ и взносами?

Со стоимости обедов нужно рассчитать НДФЛ, а так же страховые взносы (письмо Минфина от 05.02.2018 № 03-15-06/6579). Это доход в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст.211 НК). Так как работники заказывают обеды по меню, а поэтому, сумма дохода, который получает каждый работник, вам известна.

НДФЛ и взносы необходимо начислять со стоимости питания с учетом НДС (п.1 ст. 211, п.7 ст. 421 НК, п.3 ст. 20.1 ФЗ-125 от 24.07.1998). По накладным от поставщиков можно ее определить. НДФЛ удержите за счет денежных выплат в пользу сотрудника (п.4 ст. 226НК).

Если невозможно оценить, на какую сумму пообедал каждый сотрудник в отдельности, то облагаемого дохода не возникает. В данном случае НДФЛ и взносы начислять не нужно.

Случай №2. Сотрудники нашей компании получают фиксированные суммы на проезд в общественном транспорте на работу и обратно. Необходимо ли с этой суммы начислять НДФЛ и страховые взносы?

В случае если работники самостоятельно могут добираться до работы и обратно, то стоимость проезда считается, как доход в натуральной форме. Поэтому нужно рассчитать НДФЛ (письмо Минфина от 16.03.2017 №03-04-06/15198).

Так же налоговики подтверждают, что нужно начислять взносы (письмо ФНС от 30.10.2017 № ГД-4-11/22062).Так как компенсация расходов на проезд в перечне выплат, которые не облагаются взносами, нет, значит, их нужно начислить (ст. 422 НК, ст.20.2 Закона №125-ФЗ).

Ситуация №3. Работники организации для переговоров с клиентами пользуются своими сотовыми телефонами, однако им компенсируются расходы на мобильную связь. На эти суммы есть необходимость начислять НДФЛ и взносы? Можно ли их учесть в расходах?

Учесть компенсацию на сотовую связь в налоговых расходах можно. Но только при условии, что сотрудник подтвердит их документально (п. 3 ст. 217 НК, подп.2 п.1 ст. 20.2.Закона №125-ФЗ). Нужен будет договор с оператором связи, который докажет, что телефонный номер подлежит работнику. Счетами и детализированными отчетами можно подтвердить расходы на связь, в которых нужно отметить служебные звонки. Сотрудник должен расшифровать кому и зачем он звонил. А так же можно обязать сотрудников составлять отчет о расходах на сотовую связь, если данный вариант удобнее для вас.

Нужно проверить, чтобы в должностных инструкциях был перечень обязанностей, при выполнении которых работники используют мобильную связь. Порядок расчета и сроки предоставления документов нужно закрепить в трудовом договоре или в доп. соглашении. А так же нужно установить срок для сдачи подтверждающих документов.

Компенсацию расходов на служебные переговоры вы можете учесть в налоговых расходах (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК).

Случай №4. Организация на общей системе налогообложения купила невозвратный авиабилет, чтобы он полетел в командировку. Сотрудник не использовал этот билет, а авиакомпания не вернула за него деньги. Можно ли включить стоимость невозвратного билета в налоговые расходы?

  Дальнейший учет расходов зависит от того, по какой причине работник не использовал билет. Первый случай, когда сотрудник пропустил рейс по своей вине, например, проспал вылет. В этом случае не включайте в расходы авиабилет, так как эти расходы экономически не обоснованы (п. 1 ст.252 НК). Второй случай, если компания перенесла командировку по производственным или иным причинам. Чтобы иметь возможность учесть билет в расходах, нужно подтвердить причину документами. Например, письмом контрагента о переносе или отмене переговоров. Третий случай возникает, когда сотрудник не  смог вылететь в командировку по независящим ни от него, ни от организации причинам. К примеру, задержали рейс, но сотрудник не успевает на следующий самолет. В данном случае нужно документально подтвердить причину, по которой пришлось сменить рейс. Например, справка авиакомпании о задержке рейса и билет на стыковочный рейс.