Штатное расписание 2018:

На что в первую очередь должен обратить внимание бухгалтер?

1. Соответствует ли заработная плата работников установленному МРОТ.
2. Размеры окладов по одной и той же должности должны быть одинаковыми.
3. Размеры окладов устанавливаются по фиксированной ставке.
4. Если численность работников организации превышает 50 человек, должен быть специалист по охране труда (или служба по охране труда).
5. Проверить правильность названия должностей.
6. Наименования должностей в трудовом договоре и штатном расписании должны звучать одинаково.
7. Уберите из штатного расписания лишние должности (вакантные, например), это облегчит работу.

 Сверяем заработную плату с МРОТ.

Сверять с минималкой нужно не сам оклад, а полную зарплату вместе с премиями, надбавками и т.д. (ч.1 ст. 129 ТК). С 01.01.2018 г. минимальная оплата труда выросла до  9489 рублей. Помимо этого, регионы могут устанавливать свой МРОТ. Но он не должен быть ниже федерального МРОТ.

Если не поднять зарплату до уровня МРОТ, компании грозит штраф. Можно увеличить двумя путями: составить приказ об изменениях в штатном расписании и заключить доп. соглашения к трудовым договорам работников. Или сделать приказ об установлении надбавок и дополнительных соглашений. Изменения в штатное расписание вносить не нужно.

Оплата работникам с одинаковыми должностями.

Устанавливать разные оклады по одной и той же должности нельзя (письмо Минтруда № 14-1/В-953 от 25.10.17 г.). Даже если работник находится на испытательном сроке. За такое нарушение трудовая инспекция может оштрафовать на 50 тысяч рублей (ч.1 ст. 5.27 КоАП).

Согласно закону заработная плата устанавливается в зависимости от квалификации работника, качества труда и сложности выполняемой работы (ч.1 ст.132 ТК). И работодатель должен оплачивать одинаково равноценный труд (ч. 2 ст. 22 ТК).  Для того, чтобы не возникли разногласия с проверяющими, можно изменить названия должностей – дополнить словами «старший», «младший», «главный». Можно также ввести категории, разряды. В должностные инструкции впишите разные виды обязанностей. Таким вот образом можно обосновать разные оклады.

Можно использовать и другой вариант – сделать надбавки более опытным сотрудникам. В таком случае названия должностей будут одинаковыми, но оплата будет разной ( письмо Роструда № 1111-6-1 от 27.04.11 г.).

Как устанавливаем оклады в штатном расписании.

Чтобы избежать претензий и штрафов со стороны трудовой инспекции, а также разногласий с работниками, оклады в штатном расписании правильно указывать в фиксированной сумме (ч.4 ст. 129 ТК). Нельзя указать оклад, например, 30000-40000 руб. Это посчитается проверяющими как дискриминация. Организации, как было указано выше, должны одинаково оплачивать равноценный труд (абз.6 ч.2 ст. 22 ТК). Либо правильно обоснуйте разницу в кадровых документах (см. предыдущий абзац).

Как правильно установить оклады по должностям на неполной ставке.

В штатном расписании всегда указывается полный оклад, даже если работник принят на полставки. В унифицированной форме штатного расписания обратите внимание на заполнение граф 4 и 5. По графе 4 заполните количество ставок, которые отведены в организации для данной должности (пост. Госкомстата от 05.01.04 г. №1). В графе 5 укажите оклад по полной ставке.

Оклад – это фиксированная сумма оплаты труда в месяц (ч.4 ст.129 ТК). Для того, чтобы рассчитать зарплату работника, оклад умножайте на  ставку.

Сколько специалистов по охране труда необходимо компании в штате.

Обязанность компании вносить в штат специалиста по охране труда возникает, если численность в компании превышает 50 работников (ч.1 ст.217 ТК, письмо Минтруда от 10.06.16 г. за № 15-2/ООГ-2136).  Удостоверьтесь, что у вас в штате есть такие должности. За нарушение данного требования компанию могут оштрафовать на 80000 рублей. Штраф на директора – 5000 рублей. (ч.1 ст.5,27 КоАП, письмо Минтруда от 26 декабря 2016 г.  № 15-2/ООГ-4698).

Чтобы определить, сколько специалистов по охране труда должно быть у вас в штате, исходите из среднесписочной численности работников. Если численность не превышает 700 человек, достаточно одного специалиста. Если более, необходимо создать бюро или отдел по охране труда.  Бюро включает до пяти сотрудников, отдел – не менее шести. Такое же правило применимо и для компаний, у которых присутствуют должности с вредными условиями труда.

Как правильно указать название должностей в штатном расписании.

Придумать названия должностей руководство может по своему усмотрению. Однако есть исключения. Если работнику по должности законом предусмотрены льготы, компенсации, наименование таких должностей  должно быть такое же, как указано в квалификационных справочниках (профстандартах).  (абз. 3 ч.2 ст.57 ТК). То же относится и к должностям, по которым есть ограничение, например – вредные условия труда.

Наименование должностей работников, имеющий право на досрочную пенсию, должно соответствовать спискам №1, 2, утвержденных Постановлением Кабинета Министров СССР № 10 от 26 января 1991 г. Используйте эти списки, даже если в профстандартах указано по-другому. За неисполнение данного требования, компании грозит штраф до 50000 рублей (ч.1 ст.5,27 КоАП).

Как указывать названия должностей в трудовых договорах

Наименования должностей в трудовых договорах и штатном расписании должны быть одинаковыми (ч.2 ст.57 ТК). Иначе есть риск получить штраф до 50000 руб., на директора – до 5000 руб.  за нарушение трудового законодательства. Нельзя принять работника на должность, если таковой нет в штатном расписании. (ч.1 ст. 5,27 КоАП).

Зачем необходимо исключать из штатного расписания лишние вакансии.

Для того, чтобы не сдавать лишний раз сведения о вакансиях в бюро трудоустройства. За несдачу таких сведений компанию оштрафуют на 3000-5000 рублей, директора – 300-500 руб. (ст. 19,7 КоАП). Если у вас имеются вакансии, которые вы не собираетесь нанимать, правильнее будет исключить их из штатного расписания. Это значительно облегчит работу.

Как правильно вносить изменения в штатное расписание.

Первое – нужно издать приказ о внесении изменений, если изменения в штатном расписании будут несущественными. Если же планируете значительно поменять свое штатное расписание, надо сделать приказ о создании нового штатного расписания.

Второе – необходимо за два месяца предупредить работников об изменениях в штатном расписании (ст. 74 ТК).

И третье – заключить доп. соглашения с сотрудниками, если они согласны работать по новым условиям.

Советы бухгалтеру, которые помогут при составлении штатного расписания

— Указывайте в штатном расписании только тех работников, с которыми заключен трудовой договор. Тех сотрудников, с которыми заключен гражданско-правовой договор, в штатное расписание не включайте. Иначе при проверке такие договора причислят к трудовым.

— Ф.И.О. сотрудников в штатном расписании указывать не надо. Иначе будете вносить изменения при каждой кадровой перестановке.

— Помимо штатного расписания можно составить документ, где будет расписано кто какую должность занимает, какие есть вакансии. Специальной формы такого документа нет, можете разработать и ввести свою на основе вашего штатного расписания.