Инвентаризация расчетов с персоналом: ключевые моменты в текущем году.

Какие именно расчеты с сотрудниками подлежат обязательной проверке?

Как правильно задокументировать итоги проведенной инвентаризации?

Каков порядок отражения обнаруженных несоответствий?

Ознакомьтесь с руководством по инвентаризации расчетов с работниками за 2025 год, учитывающим положения нового ФСБУ 28/2023. Получите информацию о необходимых документах для проверки, объектах проверки в расчетах с персоналом, а также способах отражения выявленных отклонений.

Что важно учитывать при инвентаризации расчетов с сотрудниками.

В период подготовки к формированию годового отчета, начиная с октября отчетного года, все организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся ведением бухгалтерского учета, должны проводить инвентаризацию (в соответствии с положениями ФСБУ 28/2023). Инвентаризация взаиморасчетов осуществляется на дату составления отчетности.

Комиссия, проводящая инвентаризацию, не осуществляет проверку правильности начисления заработной платы, оплаты отпусков, социальных выплат и удержанного налога на доходы физических лиц. Важно проводить различие между процедурой инвентаризации и аудиторской проверкой. Основная задача инвентаризации состоит в подтверждении размеров задолженности персонала перед организацией и наоборот.

Инвентаризация расчетов по заработной плате предполагает выявление невыплаченных сотрудникам начислений, подлежащих депонированию. Важно установить причины переплат. Сведения о заработной плате, премиальных, отпускных и других выплатах извлекаются из расчетных платежей ведомостей. Информация о фактически выплаченных суммах поступает из банковских выписок и кассовых документов.

При анализе депонированных сумм необходимо убедиться в соответствии между остатком на счете 76 (аналитический учет «Расчеты с депонентами») и суммарным объемом невыплаченной вовремя заработной платы, возникшей из-за неявки работников. С этой целью применяются регистры учета депонированной зарплаты, такие как книга или карточки депонентов. Вдобавок ко всему, в процессе проведения инвентаризации устанавливается наличие долгов по депонированным средствам с истекшим периодом исковой давности.

Для проведения инвентаризации расчетов с сотрудниками, получившими подотчетные средства, необходимо собрать ряд документов: распоряжения руководства, запросы работников на выдачу денег под отчет и отчеты об использовании авансов с прилагаемыми к ним подтверждениями.

Аудит осуществляется по каждому сотруднику отдельно и включает в себя анализ предоставленных авансов, дат их выдачи, целей, на которые они были выделены, а также изучение авансовых отчетов и прилагаемой документации, чтобы удостовериться в соответствии произведенных затрат заявленным целям. В связи с корректировками в правилах, регулирующих командировочные расходы, особое внимание следует уделить операциям, проведенным после 1 сентября 2025 года.

Необходимо выявлять просроченную дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности, а также долги, взыскание которых признано нереальным, например, на основании судебного решения. Игнорирование сроков исковой давности чревато увеличением налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (или при упрощенной системе налогообложения), и утерей права организации на истребование задолженности (согласно п. 2 ст. 199 ГК РФ).

При проведении инвентаризации расчетов с персоналом по иным операциям необходимо на основе первичной документации установить обоснованность задолженности сотрудника перед организацией или, наоборот, организации перед сотрудником в отношении материальной помощи, подарков, компенсаций транспортных расходов, возмещения ущерба и займов. Особое внимание следует уделить выявлению просроченной задолженности, а также анализу своевременности и корректности погашения долгов, принимая во внимание сроки исковой давности. Важно удостовериться в правильности соблюдения очередности удержаний.

При анализе финансовых операций, связанных с займами, необходимо удостовериться в наличии действующих договоров и проверить их сроки. Важно также сопоставить текущую сумму долга по каждому займу с информацией, содержащейся в первичных документах о выдаче средств и документах, фиксирующих погашение задолженности, таких как приходные кассовые ордера и справки об удержаниях.

В процессе анализа расчетов по компенсации ущерба требуется установить правомерность заявленной суммы компенсации. Это осуществляется путем изучения акта служебного расследования, протокола комиссии по инвентаризации, решения суда (при наличии) и бумаг, подтверждающих факт погашения ущерба, например, приходных ордеров и справок об удержаниях из зарплаты.

При проведении проверки резерва на оплату отпусков комиссия запрашивает у бухгалтерии детализированное приложение к учетной политике, описывающее методологию расчета резерва, расчетные листки со среднемесячной заработной платой и суммами отчислений, а также документы из отдела кадров, содержащие данные о накопленных днях неиспользованного отпуска сотрудников. В ходе инвентаризации сопоставляются фактические затраты на оплату отпусков в текущем периоде с объемом средств, переведенных в резерв. Ключевое значение имеет проверка точности вычисления резервных сумм и корректности производимых отчислений. Итоги инвентаризации должны отражать либо превышение расходов над резервом, либо необходимость корректировки текущих расходов в случае избыточного начисления резерва.

Оформление инвентаризации расчетов.

Согласно требованиям ФСБУ 28/2023, итоги инвентаризации взаиморасчетов фиксируются в инвентаризационных описях, актах и сличительных ведомостях. В связи с отсутствием официально утвержденных новых шаблонов, допускается применение форм, предусмотренных постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1988, или разработанных на их базе.

Для документального оформления результатов инвентаризации расчетов с персоналом применяется акт по форме ИНВ-17, сопровождаемый приложением. Данный акт составляется в двойном экземпляре: один для бухгалтерии, второй – для инвентаризационной комиссии. Итоги инвентаризации резерва на оплату отпусков оформляются в свободной форме.

Действия бухгалтера по завершении инвентаризации.

Если комиссия выявит несоответствия между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием, требуется внести исправления. Основанием для корректировки бухгалтерских записей являются акты, объяснительные и иные релевантные документы, как это предусмотрено подпунктом «д» пункта 12 ФСБУ 28/2023.

Удержание или списание задолженности, возникшей у подотчетных лиц. Закон позволяет работодателю удерживать из заработной платы сотрудника сумму невозвращенного аванса, но не более 20% от суммы, причитающейся к выплате (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Удержание возможно в течение месяца после окончания срока, на который был выдан аванс, и только если сотрудник согласен (ч. 4 абз. 2 ст. 137 ТК РФ). Если месячный срок пропущен, работодатель может предложить работнику добровольно вернуть долг или обратиться в суд.

Если работник отказывается вернуть сумму, и суд не удовлетворил иск работодателя, задолженность списывается как безнадежная после истечения срока исковой давности. Отсчет срока исковой давности начинается с даты окончания периода, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Важно помнить, что на невозвращенный аванс начисляются НДФЛ и страховые взносы (согласно письмам Минфина от 30.04.2025 № 03-15-06/44169 и от 14.08.2025 № 03-03-06/1/79115).

НДФЛ следует исчислить, когда станет окончательно ясно, что удержать сумму из зарплаты или взыскать ее через суд не представляется возможным. Страховые взносы начисляются на более раннюю из дат: окончание месячного срока с момента, когда сумма должна была быть возвращена, или дата списания задолженности.

В системе бухгалтерского учета списанные долги фиксируются как часть других затрат. Для целей налогообложения, задолженность может быть классифицирована как нереальная ко взысканию и учтена в составе внереализационных расходов, при условии, что истек установленный законом срок исковой давности, либо имеется официальное решение судебного пристава о завершении исполнительного производства в связи с отсутствием активов у должника. В ситуациях, когда работодатель аннулировал долг или судебная инстанция отказала во взыскании, его включение в состав расходов невозможно (согласно письму Минфина от 13.02.2025 № 03-03-06/1/13152).

Удаление дебиторской задолженности с истекшим сроком давности осуществляется по стандартной процедуре (пп. «г» п. 12 ФСБУ 28/2023). Для законного списания безнадежной дебиторской задолженности требуется наличие акта инвентаризации (форма ИНВ-17), бухгалтерской справки, а также распоряжения руководителя о проведении списания.

Если у работника, уже прекратившего трудовые отношения, перед компанией числится долг, по которому ранее был сформирован резерв на случай невозврата, то списание этого долга производится за счет средств данного резерва. В ситуации, когда сумма задолженности превышает размер созданного резерва, возникшую разницу следует учесть в прочих расходах, как это регламентируется пунктом 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, а также пунктом 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации». При отсутствии резерва по сомнительной дебиторской задолженности, вся сумма долга подлежит списанию в состав прочих расходов (в соответствии с пунктами 11 и 14.3 ПБУ 10/99).

Для определения размера налогооблагаемой базы, нереальная к получению дебиторка, образовавшаяся вследствие неуплаты заработной платы, причисляется к группе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (основание – подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса Российской Федерации). Тем не менее, указанное положение не применяется, если компания-наниматель принимает решение о списании долга сотруднику. В подобном случае, включение этой задолженности в состав учитываемых расходов становится неправомерным.

Невозможная к взысканию дебиторская задолженность должна быть исключена из бухгалтерского баланса. К числу невозмещаемых долгов относятся обязательства с истекшим сроком исковой давности, предусмотренное законом, а также долги, которые списываются из-за невозможности их выполнения, что подтверждается документально соответствующим актом государственного органа.

В соответствии с действующими нормами права, период, в течение которого можно получить невыплаченную и депонированную заработную плату, составляет три года. Отсчет этого времени начинается со следующего дня после того, как средства были депонированы. Это требование основывается на статьях 196 и пункте 2 статьи 200 Гражданского кодекса РФ, а также на пояснениях, представленных Министерством финансов в письме от 22 марта 2010 года под номером 03-03-06/1/161.

По истечении установленного периода исковой давности невыплаченная депонированная заработная плата переводится в категорию иных доходов в бухгалтерском учете. Данная операция регистрируется в том периоде, когда истек указанный срок. В бухгалтерских записях это отражается посредством бухгалтерской записи: дебетуется счет 76-4 и кредитуется счет 91-1. В указанной записи отражается сумма невостребованной заработной платы, которая была признана как прочий доход организации.

Для целей исчисления налоговой базы не полученные сотрудниками суммы заработной платы, перечисленные на депозитный счет, квалифицируются как доход, не имеющий прямой связи с основным видом деятельности организации. Указанное положение вступает в силу в последний день отчетного периода, установленного для представления налоговых деклараций или внесения налоговых платежей, после завершения срока исковой давности по данным выплатам. Правовым основанием для такого подхода служат положения, закрепленные в пункте 18 статьи 250 и подпункте 5 пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса Российской Федерации. Подтверждающая информация и детальные разъяснения по данному вопросу содержатся в официальных разъяснениях, выпущенных Министерством финансов РФ, в том числе в письме с исходящим номером 03-03-06/1/80551, датированном 21 октября 2019 года.