Инвентаризация с использованием фото- и видео-фиксации

В ФСБУ 28/2023 закреплен новый способ проверки имущества: фото и видео-инвентаризация. Рассмотрим, в каких случаях можно отказаться от стандартных методов подсчета остатков и использовать съемку, а также особенности оформления результатов такой инвентаризации.

Организации могут проводить инвентаризацию удаленно, с фото- и видео-фиксацией (подп. «а» п. 4 ФСБУ 28/2023). Данный метод использовался и ранее, однако в стандартах он закреплен впервые.

К фото- и видео-инвентаризации можно прибегнуть, если обычная проверка невозможна или чрезмерно затратная. К примеру, имущество организации находится у арендатора. Либо имущество находится в труднодоступных местах: подводные объекты, шахты, зоны повышенной опасности.

Кроме того, проводить инвентаризацию с помощью фото и видео можно в исключительных случаях, когда это продиктовано внешними обстоятельствами: пандемией, военными действиями и т. п. Главное, чтобы такой способ проверки позволял достоверно подтвердить наличие и состояние имущества.

В ФСБУ 28/2023 не указана обязательность фото и видео фиксации процесса инвентаризации, но нет и запрета на его применение. Использование этих методов является дополнительным подтверждением результатов инвентаризации (письмо Минфина от 24.12.2020 № 02-07-07/113668, информационное сообщение Минфина от 12.04.2023 № ИС-учет-44).

Кроме вышеперечисленных случаев, дистанционную инвентаризацию возможно провести у удаленно работающих сотрудников.  Проверяется состояние и параметры имущества компании, используемое для своей работы удаленщиками: компьютеров, ноутбуков, мониторов и другой техники. Как правило, возможность проведения такой инвентаризации заранее закрепляется в регламенте компании.

Видео можно использовать и при аудиторской проверке имущества.  ФСБУ 28/2023 не требует обязательного личного присутствия всех членов инвентаризационной комиссии рядом с объектом: подтвердить его наличие и характеристики можно удаленно (рекомендация Р-127/2021-КпР БМЦ «Дистанционная инвентаризация»).

Крупный бизнес с помощью фото- и видео-фиксации может решать организационные сложности, особенно в удаленных филиалах. Когда нет возможности личного присутствия на проверке, дистанционный формат экономит время и ресурсы.

Альтернативные методы инвентаризации компании пока используют нечасто, в основном это практикуется в крупных компаниях. В частности, нефтедобывающие компании используют видеосвязь для инвентаризации активов в северных регионах. Но со вступлением в силу нового ФСБУ 28/2023 возможно, к этому методу будут прибегать все активнее.

Кроме фото и видео, можно использовать и другие методы фиксации результатов. Например, проверять инженерные сети допустимо по сигналам подачи электроэнергии, воды или газа. А наличие, предположим, оборудования в шахтах можно подтвердить добычей полезных ископаемых (рекомендация Фонда «НРБУ „БМЦ“» от 23.01.2024 № Р-158/2024-КПР).

Перед проведением дистанционной инвентаризации, должна быть утверждена инвентаризационная комиссия, необходимо также настроить оборудование, которое будет использоваться в ходе проверки. Сам процесс фото- и видео-фиксации следует прописать в отдельном документе, но возможно также в виде дополнительного документа к общему положению об инвентаризации. Надо перечислить объекты, которые компания будет инвентаризировать с помощью фото и видео-фиксации. Необходимо также описать процесс дистанционной инвентаризации, как именно она будет выглядеть.

Пример формулировок дополнения к положению об инвентаризации:

«1.8. Инвентаризация объектов, находящихся в пользовании у дистанционных работников, проводится альтернативным способом (фото- и видео-фиксация): проверяются основные средства; списанные на расходы объекты с признаками основных средств и стоимостью ниже лимита, установленного в учетной политике для объектов ОС.

Альтернативный способ заключается в видео-звонке по корпоративной связи с участием членов комиссии и работника.

1.9. Инвентаризация малоценных основных средств альтернативными способами проводится по таким же правилам, как инвентаризация обычных основных средств.

2.0. Члены комиссии используют альтернативные способы проверки (в том числе фото- и видео-фиксацию) в случаях, перечисленных в пункте 1.8 настоящего положения и утвержденных в учетной политике (подп. «а» п. 4 ФСБУ 28/2023).»

При дистанционной проверке комиссия не находится непосредственно на объекте. Пересчет имущества проводят по видеосвязи, например, через Zoom или другие сервисы для онлайн-конференций. Все члены комиссии должны быть обеспечены необходимым для проведения инвентаризации оборудованием: компьютерами, планшетами, ноутбуками и прочими. Обязательно должен быть стабильный интернет. Кроме того, должен быть человек, отвечающий за настройку видеоконференции. Инвентаризация проходит в режиме реального времени, но небольшая задержка сигнала допустима.

Сам процесс дистанционной инвентаризации может выглядеть так: комиссия по видеосвязи подключается к сотрудникам на складе. Обычно это материально ответственные лица, с которыми заключен соответствующий договор. Они фиксируют пересчет активов по фото и видео связи. Инвентаризационная комиссия дистанционно наблюдает за процессом в режиме реального времени. Все данные пересчета, в том числе фото и видеоматериалы, прилагаются к документам инвентаризации (инвентаризационным актам, сличительным ведомостям и пр.)

Что должно быть видно в кадре, когда проводится дистанционный пересчет:

• Номер стеллажа или ячейки (QR-код или табличка с номером)
• Этикетка, штрих-код и серийный номер товара.
• Дата и время (EXIF — служебная информация, которая хранится в свойствах файла) и по возможности GPS/ID устройства.
• Короткая озвучка оператора.
• Контекстный кадр: общая панорама ряда и крупный план этикетки.

Примерный алгоритм по проведению дистанционной проверки:

• Назначить дату и ответственных.
• Поручить ответственным промаркировать место инвентаризации. Для этого можно нанести номера или QR-коды на стеллажи, сделать фото общего плана зоны, где будет проведен пересчет.
• Поручить ответственным сделать стартовые фото, чтобы зафиксировать полки или паллеты до начала подсчета.
• Записать процесс инвентаризации. При ручном подсчете оператор проговаривает на видео: «Оператор Васин Петр Петрович. Стеллаж 8. Сканирую артикул № 10. 9 штук».
• Приложить фото и видеоматериалы к документам. В актах и ведомостях сделать ссылки на эти материалы. Добавить комментарии по расхождениям: пересортица, излишек, порча или недостача.
• Сохранить результаты инвентаризации с помощью архивации файлов в облаке, программе 1С или WMS (Warehouse Management System) — это ПО для управления складом с контролем целостности и доступа