Необходимо ли оформлять на руководителя те же бумаги, что и на рядового сотрудника?

Представленные тезисы касаются документального оформления директора, как если бы он был обычным работником. Некоторые документы требуют обязательной подписи руководителя, другие – нет. Важно разобраться в этих нюансах, чтобы своевременно подготовить и подписать все необходимые бумаги.

Директор не всегда водитель.

Если сотрудник, не являющийся водителем по должности, время от времени использует личный транспорт для рабочих поездок, оформление путевых листов и прохождение медосмотров не требуется. Это правило распространяется и на руководителей. Мнение трудинспекторов (ответ на вопрос от 09.07.2025 № 225477). Главное условие – использование личного авто исключительно для личных перемещений в рамках работы. В противном случае оформление путевых листов и медосмотры обязательны, и исключений для руководителей не предусмотрено. Действующее законодательство не предусматривает каких-либо особых условий или изъятий из общих правил в отношении руководителей предприятий (см. пункт 10 Правил, утвержденных приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390, а также часть 2 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Командировка директора оформляется аналогично командировке обычного сотрудника, но с одним нюансом в подписании документов.

Наемный руководитель, являясь представителем, а не непосредственным работодателем (согласно разъяснению Роструда от 08.08.2023 № ПГ/16208-6-), получает задание на служебную поездку от учредителя или лица, имеющего соответствующие полномочия, который также утверждает приказ о командировке. Иная ситуация возникает с директором, являющимся единственным участником. В связи с невозможностью заключения трудового договора с самим собой, он, тем не менее, обладает правом издавать приказ о своей собственной командировке (основание — письмо Минтруда от 17.06.2022 № 14-6/ООГ-4038).

Руководитель для себя

Хотя прямого запрета на оформление трудового соглашения с руководителем, являющимся единственным владельцем компании, нет, этот вопрос неоднозначен. Причина в том, что учредитель и директор физически совпадают, что вызывает сомнения в законности такой схемы (согласно письму Роструда от 25 июля 2024 г. № ПГ/13735-6-1).

В качестве альтернативы, возможно делегирование полномочий единственного исполнительного органа решением самого учредителя. Данный подход дает возможность осуществлять управление компанией, избегая необходимости подписания трудового контракта.

Корректировка заработной платы руководителя

Индексация зарплаты наемного директора происходит в общем порядке, с подписанием доп.соглашения к трудовому договору. Однако, если директор является единственным учредителем, заключение трудового договора не требуется, и он самостоятельно принимает решение о своем вознаграждении, включая индексацию. Отсутствие индексации в этом случае не влечет ответственности для компании.

Отпуск по заявлению

Уход в отпуск оформляется одинаково для рядовых сотрудников и директоров, работающих по найму. Однако, если директор является единственным учредителем компании, стандартное заявление на отпуск обычно не требуется. Тем не менее, рекомендуется оформить приказ об отпуске, используя, например, унифицированную форму № Т-6, утвержденную постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Это позволит контролировать период отсутствия директора и своевременно выплатить отпускные, которые должны быть перечислены не позднее, чем за три дня до начала отпуска.

Директор и работа с персональными данными.

В соответствии с действующим законодательством (Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006, статья 6), обработка личных данных работника, как правило, требует его письменного разрешения. Данное правило распространяется и на руководителей организаций. Следовательно, директор также должен предоставить письменное подтверждение своего согласия на обработку его персональной информации. В роли работодателя для директора выступает организация, представляемая ее учредителем (согласно статье 20 Трудового кодекса РФ). Соответственно, согласие директора должно быть адресовано учредителю.

Даже если директор является единственным учредителем, это не освобождает его от необходимости оформления согласия на обработку персональных данных. В такой ситуации одно и то же лицо исполняет две функции: директор, как сотрудник, дает разрешение на обработку своих личных данных представителю работодателя, то есть себе же, как учредителю компании.

Руководство для руководителя

Должностная инструкция для директора не является обязательной, но может быть полезной для детализации его функций, прав, обязанностей и ответственности. Вместо инструкции эти вопросы можно отразить в трудовом договоре или решении единственного учредителя о вступлении в должность.