Подотчетник не предоставил чек при оплате через СБП.
Представим довольно часто встречающуюся сегодня ситуацию: подотчетник приобрел товары для хознужд, и предоставил в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, к которому приложил квитанцию об оплате через систему быстрых платежей, распечатанную в своем онлайн-банке. Можно ли признать подотчетные расходы по такой квитанции при расчете налога на прибыль?
Разбираем ситуацию.
Подотчетник при составлении авансового отчета должен приложить документы, которые подтверждают его расходы. Это могут быть, например, бланки строгой отчетности, контрольно-кассовые чеки или другие документы, по которым можно идентифицировать товар (работы, услуги), продавца и покупателя, сумму, место и время покупки. В квитанции об оплате через СБП информации недостаточно. В ней указаны дата, счет, статус операции «выполнено», наименование продавца, банк и сумма операции, однако не хватает обязательных реквизитов чека, таких, например, как наименования товара. Поэтому при проверке, налоговая служба, скорее всего, не примет расходы по такому авансовому отчету.
Согласно письма Минфина от 02.12.2022 № 30-01-15/118261 при получении от физических лиц денежных средств в безналичном порядке за товары, работы, услуги на продавца (организацию, индивидуального предпринимателя) возлагается обязанность применять контрольно-кассовую технику и соответственно выдавать кассовые чеки покупателям. А с 1 марта 2025 года действует правило, согласно которому продавец может передать покупателю чек через сервис ФНС «Мои чеки онлайн» на lkdr.nalog.ru. Продавец включает в чек номер телефона покупателя или адрес его электронной почты. Чек автоматически попадает в сервис ФНС, в котором будет всегда доступен.
Возможно чек от продавца, с которым сотрудник расплатился по СБП, также есть в этом сервисе. Чтобы обезопасить себя от споров с налоговиками, нужно попросить сотрудника распечатать чек через этот сервис.
В случае если чека в сервисе не окажется, сотруднику следует обратиться к продавцу за дубликатом чека. Продавец может распечатать его из фискального накопителя ККТ или через личный кабинет на сайте оператора фискальных данных.
Если подотчетник все же не предоставит чек в бухгалтерию, такой расход безопаснее будет не учитывать при налогообложении прибыли. Более того, сумму, выданную под отчет и не подтвержденную документально, следует включить в базу по НДФЛ. На эту сумму, помимо удержания НДФЛ, должны быть начислены также и страховые взносы (письмо Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341)
