Аудит денежных средств
Как проводится в организациях аудит денежных средств и какие выявляют нарушения
Денежные средства относятся к наиболее подвижным активам компании. Операции с денежными средствами охватывают все сферы деятельности, именно они считаются самыми распространенными в плане нарушений.
Значимость аудита денежных средств, кассовых операций определена несколькими критериями:
— во-первых, проведение аудита денежных средств компании — обязательное условие для формирования мнения аудитора о достоверности бух. отчетности организации по всем существенным аспектам;
— во-вторых, так как кассовые операции имеют в основном крупные финансовые размеры, они являются одним из главных объектов наблюдения;
— в-третьих, обращение денежных средств – это непрерывный во времени процесс, который нуждается в постоянном и систематическом контроле.
Аудит денежных средств нацелен на проверку наличия денежных средств, находящихся в распоряжении предприятия, верности отображения движения их в бухгалтерских документах.
Аудит операций, связанных с перемещением денежных средств (касса, банковские и валютные счета и операции на них) проводится сплошным способом. Это связанно, в первую очередь, с подвижностью этих активов, а также предрасположенностью их к злоупотреблениям, как со стороны сотрудников, так и со стороны третьих лиц. Бухгалтерские документы и записи в регистрах бух. учета исследуются сплошным методом.
Существует два метода сплошного наблюдения:
- Проверяется часть документов за все месяцы исследуемого периода;
- Проверяются все документы данного типа за несколько месяцев.
Чтобы проконтролировать порядок проведения кассовых операций, правильное их отражение в бух. учете, используется метод взаимного контроля, когда сравнивают отражение одной и той же кассовой операции в разных учетных регистрах.
Анализируя состояние внутреннего контроля в организации, аудитор делает предварительную оценку исполнения кассовой дисциплины. Для выявления нарушений, аудитор планирует основные проверочные процедуры по аудиту денежных средств, а также знакомится с ведением учета в организации, определяет его специфические черты, описания которых нет в наборе стандартных аудиторских процедур.
Знакомство с состоянием и системой внутреннего контроля в проверяемой компании дает возможность аудитору понять, как обеспечивается сохранность, учет и целевое расходование наличных денежных средств. Для предупреждения возможного хищения, недостачи денежных средств в кассе и прочих злоупотреблениях, очень важно проводить инвентаризацию наличности в кассе при непосредственном участии Главбуха и кассира.
Аудит кассовых операций помогает выявить случаи не оприходования, присвоения поступающих из банка денежных средств. Здесь аудиторы пользуются процедурой проверки чековых книжек организации. Для анализа излишнего списания денежной наличности по кассе через повторное использование одних и тех же документов, аудиторы проводят процедуру проверки полноты документов, что должны быть в обязательном порядке приложены к отчету кассира. Это источники информации по кассовым операциям: приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, отчеты кассира, журнал(книга) регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, авансовые отчеты, журнал(книга) регистрации выданных доверенностей и др.
Виновные в нарушениях кассовой дисциплины лица, должны быть привлечены к ответственности в соответствии с установленным законодательством порядком. Обычно ответственность за соблюдение кассовой дисциплины несут руководители организаций, главные бухгалтера, руководители финансовых служб и кассиры.
Аудит денежных средств на расчетном счете аудитор начинает с проверки счетов: расчетных, валютных, текущих, ссудных и других, которые имеются у предприятия в коммерческих и иных банках. При проверке аудитор должен убедиться, что по каждому счету имеется договор и официальное уведомление органов налоговой службы.
Во время аудиторской проверки расчетных счетов аудиторы обращают внимание на правильность и полноту отражения в учете и отчетности операций и остатков по этим счетам, на наличие всех выписок банка по расчетному счету и приложенных к ним документов.
Если некоторые из банковских выписок отсутствуют или они заменены копиями, аудитор может получить в банке дубликаты (заверенные) и сравнить их с первичными документами и бух. записями в учетных регистрах. Затем аудитор проверяет, правильно ли оформлены выписки, нет ли в них исправлений. Важным моментом является аудит остатков по счету – сверка данных бух. учета с данными оборотов и остатков по банковским выпискам за каждый месяц. А затем устанавливают причины выявленных отклонений.
Особое внимание при аудите расчетных счетов уделяется содержанию таких операций: перечисление авансов поставщику за товар; оплата за выполненные работы по кап. ремонту или кап. вложениям. Анализируя данные операции, аудитор выявляет фактическое оприходование оплаченных товарных и материальных ценностей, принятие товаров (работ, услуг) по актам.
Аудитор обязан отлично знать требования о порядке оформления и ведения операций по расчетному счету. А также он должен владеть знаниями о сроках и порядке кассовых ревизий с полным и точным пересчетом денежных средств и других ценностей.
Аудит денежных средств и кассовых операций совершенствуется из года в год. По опыту проведенных проверок нашей компанией «Аудит Эксперт» можно сказать, что аудит денежных средств считается одним из самых важных и трудоемких процессов аудиторской проверки. Именно кассовые операции оказывают большое влияние на финансово — хозяйственную деятельность предприятия.
Денежные средства являются самыми рискованными активами, которые могут быстро исчезнуть. Однако почему то руководители многих компаний вообще не обращают внимание на операции по кассе. Например, в одном небольшом ТСЖ плата от жильцов оприходовалась в кассу главным бухгалтером и она же отражала поступление денег в бухгалтерской программе. Отдельного кассира не было, инвентаризации по кассе в течение нескольких лет не проводились. А когда пришел новый руководитель в ТСЖ, он решил провести аудит, в том числе аудиторскую проверку и по кассе. В ходе аудита денежных средств по кассе сразу же обнаружилось:
- Что главный бухгалтер принимала денежные средства от жильцов, выдавала им квитанции об оплате, но в бухгалтерской программе отражала заниженные данные, в итоге за несколько лет ТСЖ потеряло денежных средств на несколько миллионов рублей;
- Должность кассира ТСЖ была совмещена с должностью главного бухгалтера;
- т. е. один и тот же человек принимал деньги и он же разносил операции в бух. учете;
- Акты сверки жильцами практически не составлялись много лет;
- Договора о материальной ответственности с кассиром и главным бухгалтером были составлены с грубейшими нарушениями, в результате чего кассир ни за что не отвечал при выявленных недостачах.
Эти и другие замечания сразу были выявлены опытными независимыми аудиторами нашей компании и помогли взыскать недостачу на несколько миллионов.
Таким образом, организация ведения бухгалтерского учета по денежным средствам требует от руководства значительных усилий. И в этом могут помочь специалисты нашей компании «Аудит Эксперт». Мы проводим аудит денежных средств в Казани и других городах Татарстана и России. Обращайтесь в нашу компанию, и мы поможем правильно организовать не только оформление документации по кассовым операциям, но и проверим соответствие учета и хранения наличных денежных средств на вашем предприятии действующему законодательству.
