Аудит расчетов с контрагентами

Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

Аудиторские процедуры на данном участке учета являются обязательными при проведении годового аудита организации, однако аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками может проводиться инициативно, по желанию заказчика (собственника), если в этом есть необходимость.

Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками позволяет заказчику:

• убедиться, что данные по расчетам с контрагентами достоверно и точно отражаются в учёте и отчётности предприятия;
• удостовериться в обоснованности цен поставщиков (подрядчиков), указанных в договорах;
• проконтролировать качество оформления документов по данному участку учета, как в части бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

Проводимые процедуры аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками осуществляются:

• сверкой полного и точного отражения фактической задолженности компании перед поставщиками (подрядчиками) с бухгалтерскими данными на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• формированием своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете начислений и уплат кредиторской задолженности;
• сверкой сумм конвертирования валютной задолженности в рублевую и др.

Основной аудиторской процедурой для проверки правильности отражения кредиторской задолженности будет запрос актов сверки с поставщиками и подрядчиками. Остатки на конец периода в сверке расчетов, указанных поставщиками и подрядчиками, должны совпадать с соответствующими остатками по счетам расчетов.

Если поставщики акты сверки не предоставляют, то аудиторы должны воспользоваться альтернативными способами получения информации по сверке с данным контрагентом (из первичных документов, например).

В случае расхождений в суммах по актам сверки, нужно проверить:

• включены ли в регистры все накладные от поставщика;
• что платежи, относящиеся к данному поставщику, были отражены именно по нему;
• фактическое наличие претензий, отказа платежа (если были претензии к поставщику за принятый товар, аудитор должен проверить, как товар был принят на склад; если был брак, учитывался ли он в инвентаризации).

Если суммы в актах сверки поставщика завышены, аудитор проверяет следующее:

• при получении товаров до окончания отчетного периода, их необходимо включить в инвентаризацию проверяемого года и начислить задолженность;
• если фактически товар не был получен, поставщик должен будет скорректировать свой акт сверки.

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками

Главной целью аудита расчетов с покупателями и заказчиками будет подтверждение правильности отражения совершаемых операций в бухгалтерском учете и отчетности.

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками включает перечень процедур, проведение которых позволяет аудитору убедиться, что совершаемые операции по реализации товаров (работ, услуг) были корректно отражены в бухгалтерском учете и отчетности компании.

Документы, необходимые для аудита расчетов с покупателями и заказчиками

• заключенные договора на поставку продукции (оказания услуг);
• выписки банка по поступившим платежам с указанием даты и названия контрагентов;
• акты сверки с покупателями и заказчиками;
• регистр счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• книга продаж.

Важной процедурой, позволяющей качественно выполнить аудит расчетов с покупателями и заказчиками, является проверка на правильность списания готовой продукции в реализацию, на формирование себестоимости реализованной продукции, поэтому в область проверки по этой процедуре включаются справки по закрытию счетов, формирующих себестоимость, счетов расходов по производству продукции.

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками направлен также на проверку:

• корректного исчисления суммы предоплаты по договорам, заключенным с покупателями и заказчиками;
• правильного исчисления НДС по авансам полученным;
• правильности начисления налога на прибыль, при продаже товаров ниже себестоимости;
• проверка списания безнадежных долгов;
• проверка полученных авансов.

При аудите просроченной задолженности, аудитор должен установить причины, по которым появилась эта задолженность; проанализировать какие меры были предприняты для взыскания долгов. Если дебиторскую задолженность классифицируют в разряд безнадежной, для этого в организации должен быть создан резерв, который также проверяется аудитором.

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками позволяет также выявить наличие фактической дебиторской задолженности — путем направления запросов контрагентам компании. Выборка покупателей и заказчиков, которым будет отправлен запрос о подтверждении балансов расчетов, производится следующим образом: аудитор оценивает баланс счета 62 в разрезе контрагентов, идентифицирует все остатки по кредиту, которые являются материальными (причины обсуждаются с руководством компании), а затем проводится выборка контрагентов для проверки.

Аудитор направляет запросы выбранным контрагентам для подтверждения сумм задолженности.

Несоответствия в суммах поставщика и покупателя могут возникнуть из-за разницы во времени при определении кредиторской и дебиторской задолженности. Когда поставщик определяет задолженность на момент отгрузки товаров, а у покупателя она появляется в момент получения. Время на доставку будет временной разницей, которая ошибкой не считается.

Грубыми ошибками при расчетах с покупателями считаются:

• несуществующая продажа;
• отгрузка товаров другому контрагенту;
• отнесение оплаты к другому покупателю;
• указание неправильной цены, количества товара.

Практика аудита расчетов с контрагентами компании «Аудит Эксперт»

У каждого коммерческого предприятия есть свои контрагенты. Это, в первую очередь, поставщики продукции, сырья, подрядчики, оказывающие различные услуги, с другой стороны – покупатели самой компании, которым она реализует продукцию (услуги) и т.д.  От эффективного взаимодействия с контрагентами во многом зависит экономическое и финансовое состояние организации.

В современных условиях взаимоотношения компаний со своими контрагентами усложняются нестабильной экономической ситуацией, незнанием правил ведения бизнеса, ненадежностью некоторых поставщиков и заказчиков, нестабильным  финансовым состоянием в собственной компании, а также другими факторами.

По этой причине у компании образуется дебиторская и кредиторская задолженность. Покупатели и заказчики зачастую задерживают оплату за поставленные товары, работы или оказанные услуги. У самой организации из-за этого формируются обязательства перед поставщиками и подрядчиками. Следовательно, грамотно налаженные взаимоотношения с контрагентами помогут существенно улучшить финансовое благополучие компании.

В связи с этим, необходимо выработать четкую политику ведения расчетов с контрагентами, предварительно составить бюджетные планы на будущее, создать резервные фонды для регулирования возникших недоплат, а также систематически проводить аудит расчетов с дебиторами и кредиторами (аудит дебиторской и кредиторской задолженности).

Практика аудиторских проверок расчетов с контрагентами, проводимых нашей компанией «Аудит Эксперт», показала, что в ведении бух.учета по расчетам   с контрагентами существуют типичные недостатки. Одним из наиболее существенных является несвоевременное подписание дополнительных соглашений.

Такой недочет может привести к следующим последствиям:

— при проверке налоговых органов из-за отсутствия конкретного документа будут наложены налоговые санкции;

— отсутствие подписанного дополнительного соглашения может спровоцировать злоупотребление участниками своими обязанностями;

Несвоевременность заключения дополнительных соглашений можно объяснить недосмотром менеджера, курирующим объект, на котором лежит обязанность по координации всех работ.

Другие грубые нарушения, часто выявляемые нашими специалистами в ходе проверки, это неверное оформление первичной документации по расчетам с контрагентами. Это документы, подтверждающие покупку ТМЦ (товарно-материальных ценностей), оказание услуг сторонними компаниями.

Из наиболее часто встречающихся ошибок:

• отсутствие платежных документов по расчетам;
• платежные документы оформлены с ошибками;
• отсутствует реестр договоров, заключенных с контрагентами;
• расхождения при составлении актов сверки;
• документы, полученные по факсу, не имеют подписи, печати.

Причины таких расхождений связаны с тем, что работники отделов снабжения не передают необходимые документы в бухгалтерию, таким образом бухгалтерия не проводит своевременную сверку с поставщиками.

При проведении аудиторских проверок расчетов с контрагентами только за один месяц аудиторы обнаружили погрешности в оформлении почти в 40% принятой первичной документации. Это свидетельствует о том, что бухгалтер-материалист не обращает на оформление документов должного внимания, или не ознакомлен до конца с правилами их оформления. На основе проверенной аудиторами информации необходимо устранить все найденные ошибки в документации и начать внимательно отслеживать поступающие первичные документы.

Наша компания ООО «Аудит Эксперт» в решении вопросов с контрагентами использует системный подход, используя комплексный анализ дебиторской и кредиторской задолженности. Наши аудиторы помогут заинтересованным клиентам принимать более обоснованные управленческие решения в расчетах с контрагентами. Дадут грамотные советы по разработке стратегии управления долгами, и как следствие, улучшить не только финансовое состояние, но и деловую репутацию вашей компании в деловых кругах.