Аутсорсеры не отдают бухгалтерскую базу после расторжения договора
Ситуация: организация у которой был заключен договор с аутсорсинговой компанией, пытается добиться передачи бухгалтерской базы, после расторжения этого договора. Аутсорсеры отказывают в его передаче.
Насколько законна и чем аргументирована их позиция, и как можно на нее повлиять.
В подобной ситуации можно выделить три основных момента.
- Первое. Иногда аутсорсинговые компании объединяют данные нескольких клиентов в одном пространстве. Если это базы компаний, которые относятся к одному холдингу, то это вполне понятно и допустимо. В остальных случаях аутсорсеры создают себе существенные сложности. Ведь отделить данные одного клиента от других компаний довольно сложно, это требует дополнительных усилий. В любом случае, эта проблема и задача аутсорсеров, клиента это не касается и база должна быть ему передана.
- Второе. Следует проверить договор с аутсорсером. Возможно условия договора содержат пункт, согласно которому бухгалтерская база — его интеллектуальная собственность. Если при подписании договора клиент не внимательно ознакомился с текстом договора, это условие могло быть им пропущено. В таком случае, при расторжении договора, клиент рискует получить только регистры учета и оборотки вместо нормальной учетной базы.
Аутсорсинговая компания в этом случае может потребовать оплату за передачу базы данных, но данное требование оправданно только в случае если она использует свои собственные IT-разработки в процессе учета. Предметом продажи в данном случае будут интеллектуальные решения компании, а не архивные данные.
- Третье. Не исключен и самый печальный вариант: бухгалтерский учет велся с ошибками либо вообще отсутствует. Клиенту предоставляли липовые отчеты, при том что оборотно-сальдовая ведомость за год абсолютно красная. В такой ситуации клиенту, скорее всего, придется обращаться в суд.
Аутсорсинговые компании могут придерживать базу клиента, в связи с тем, что компания-клиент не полностью оплатила, либо не оплатила совсем, проделанную работу. Согласно законодательства, в таком случае, подрядчик имеет право удерживать результаты работ до получения полной оплаты (ст. 359, 360,712 ГК). Поэтому, прежде всего, надо убедиться, что услуги аутсорсеров полностью оплачены. Здесь важно спокойно договориться по всем противоречиям, в том числе по поводу урегулирования задолженности и, скорее всего, проблемы по получению базы будут решены. Ни один добросовестный аутсорсер не будет удерживать чужую базу 1С при своевременной оплате и отсутствии каких-либо других подобных недоразумений.
Если договор, который компания подписала с аутсорсерами, содержит условие предусматривающее оплату за возврат бухгалтерской базы, то все законно.
Если же подобного пункта нет, аусорсинговая компания должна бесплатно передать ученую базу. Доводы аутсорсеров о том, что базу сложно выделить из программы или ее вовсе не существует не имеют под собой никаких оснований. В этом случае составьте официальную претензию, подробно описав допущенные ошибки и их последствия. При этом предложите аутсорсерам самим исправить свои недочеты, компенсировать расходы на их устранение или возместить причиненный ущерб.
Чтобы не потерять бухбазу, следует заранее, еще на стадии заключения договора, обговорить все нюансы, в том числе вопросы касающиеся передачи базы данных в случае расторжения договора. Если аутсорсеры избегают подобных моментов, стоит подумать о возможности подыскать другого исполнителя.
В договоре надо раскрыть все вопросы, связанные с использованием базы данных 1С, в частности:
-база данных должна использоваться только для вашей компании (без совмещения с другими базами).
-регулярное (ежемесячное, ежеквартальное, ежегодное) предоставление архивной копии базы.
-по завершении сотрудничества, в течении установленного срока (например, 14 календарных дней) учетная база с пояснительной запиской должна быть передана компании-заказчику.
Важно также предусмотреть пункт о материальной ответственности за возможные ошибки в работе аутсорсера.
Кроме того, стоит оговорить, что архив учетной базы должен содержать информацию о деятельности только компании-клиента и быть ее собственностью. Желательно, чтобы информация из базы хранилась в облаке и была доступна для пользователей в любой момент. Не важно по какой причине понадобилась база данных, компания не обязана ее озвучивать.
В любом случае, вне зависимости от исполнителей учетной работы, важно сохранить контроль за бухгалтерской базой, ведь это информация о всем бизнесе.
