Бухгалтерские проводки при покупке и обновлении программного обеспечения

Аудиторы «Аудит Эксперт» рассказали, как в бухгалтерском учете провести расходы на покупку новых и обновление старых программ, используемые в компании.

Покупка новой программы

В бухгалтерском учете программы необходимо отражать в зависимости от их стоимости и соответствия критериям. Так как программы можно учесть, как в составе НМА, так и в составе текущих расходов.

К примеру, «коробочную версию» программы 1С можно учитывать в составе НМА. При условии, что она соответствует критериям из пункта 4 ФСБУ 14/2022 и лимиту стоимости, который закреплен в учетной политике компании. Существует еще одно важное условие, компания может ограничить доступ лиц к данной программе. В бухгалтерском учете следует сделать следующие проводки:

Дт08 «Приобретение НМА» Кт60(76) – стоимость ПО, соответствующая признакам НМА, отражена в составе капитальных вложений;

Дт04 Кт08 «Приобретение НМА» — программа переведена в состав НМА.

В случае, если программа соответствует всем признакам НМА, но стоимость ниже лимита, то программу необходимо учитывать в текущих расходах. Допустим, антивирус, который приобретен на год. То есть все расходы сначала нужно собрать на счете 08 «Капитальные вложения во внеоборотные активы», а потом нужно списать на расходы. Рекомендуем сделать следующие проводки:

Дт08 «Приобретение НМА» Кт60(76) –стоимость ПО, соответствующая признакам НМА, отражена в составе капитальных вложений;

Дт90(26,44) Кт08 «Приобретение НМА»- стоимость малоценного ПО, списана на текущие расходы периода.

Если компания приобрела программу, которая не соответствует критериям Нематериальных активов, расходы по ним нужно отражать единовременно. Например, программы и сервисы для электронного документооборота. В бух учете проводки будут такими:

Дт20(23,25,26,29,44) Кт60(76) – расходы на приобретение программы учтены в бухгалтерском учете.

Программу с исключительными правами при расчете налога на прибыль учитывайте, как НМА, если соблюдаются условия из пункта 3 статьи 257 НК, а стоимость — более 100 000 руб. Неисключительные права списывают на прочие расходы равномерно в течение срока использования.

Обновления платной версии программы

Расходы на обновление программ в бухгалтерском учете отражаются в зависимости от сути изменений. В случае, если обновление необходимо для поддержания работоспособности программного обеспечения, то затраты нужно отражать в текущих расходов:

Дт20(23,25,26,29,44) Кт60,76) – затраты обновления программного обеспечения отражены в текущих расходах.

Если обновление программы улучшает функционал, то расходы следует учитывать, как модернизацию. Расходы на доработку программы, которая не числиться в составе НМА, так как не соответствует критериям НМА или лимиту, следует списать по общим правилам. Проводка будет такая же, как проводка по обновлению программного обеспечения.

Доработка программы, которая учтена в составе НМА, нужно отражать по общим правилам учета доработки НМА. То есть все расходы сначала отражаются в составе капитальных вложений на счете 08, а при вводе в эксплуатацию перенести на счет 04. В бухгалтерском учете проводки будут следующими:

Дт08 «Улучшение НМА» Кт60(76) —  расходы на улучшения НМА отражены в составе капвложений;

Дт04 Кт08 «Улучшение НМА» — стоимость НМА увеличена на его улучшения.