Главная » Статьи » Что нужно поменять в правилах командировок, для того чтобы исключить претензии инспекторов

Что нужно поменять в правилах командировок, для того чтобы исключить претензии инспекторов

Необходимо актуализировать положение о командировках. Есть виды расходов, командировках. Имеются расходы, к которым инспекторы проявляют особое внимание. Однако в случае если компания пропишет их в локальном акте, то уменьшается риск претензий проверяющих. Примеры хороших и плохих формулировок- в статье.

Наши аудиторы советуют прописать больше дополнительных услуг в локальном акте

Когда сотрудник уезжает в командировку, кроме оплаты проезда и проживания ему необходимы будут дополнительные услуги. Например, упаковка багажа, VIP-зал в аэропорту или интернет в гостинице. Все эти расходы компания имеет право учесть при расчете налога на прибыль, так как список командировочных расходов открыт (подп.12 п.1 ст. 264 НК). Следует отметить, что удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы не нужно. Важно, чтобы данные расходы были экономически обоснованы. В частности, упаковка багажа в специальную пленку, для того чтобы не допустить кражи документов. Чиновники не против, если работник дополнительно заплатил за выбор конкретного места в самолете (письмо Минфина от 27.12.2019 №03-04-00/102629).

Для того чтобы обезопасить дополнительные расходы от претензий налоговиков, наши аудиторы советуют прописать их в локальном акте. Предположим, положение о командировках. К тому же перечень расходов для разных категорий работников могут отличаться. Например, компания имеет право установить, что руководство может пользоваться VIP-залами аэропортов, а остальные работники не могут. Нельзя предусматривать компенсацию услуг, необходимых только для удовлетворения личных потребностей сотрудника. К примеру, мини-бар в номере отеля. В налоговом учете их учитывать не нужно, к тому же придется удержать НДФЛ и начислить взносы.

Необходимо добавить конкретику о поездках на такси

Наши эксперты советуют в положении о командировках прописать ситуации, в которых сотрудник может пользоваться услугами такси. Старайтесь избегать общих формулировок. Таким образом, работники должны знать, в каких ситуациях они имеют право воспользоваться такси, а в каких случаях придется платить за проезд за свой счет. Советуем еще раз напомнить сотрудникам, какие документы нужно взять у перевозчика, для того чтобы подтвердить расходы. К примеру, это может быть электронный чек или расписка, в случае если таксист не использует ККТ (письма Минфина от 20.10.2017 №03-03-06/1/68839, от 02.03.2017 №03-03-07/11901).

В случае, если не будет прописано четко, в каких именно случаях сотрудник имеет право пользоваться такси, то компания рискует, что командированные будут ездить по личным делам. А потом потребуют возместить понесенные затраты.

Такую компенсацию невозможно учесть в расходах. Кроме того, придется удержать НДФЛ и начислить взносы (п. 1 ст. 217, п.2. ст. 422 НК).

Советуем убрать опасные формулировки про обратный билет

Существует большой риск компенсировать работнику расходы на обратную дорогу, в случае если он остался в месте командировки на несколько дней. Похожая ситуация, когда сотрудник уезжает на несколько дней раньше до даты начала командировки. Поэтому нужно конкретно прописать правила в локальном акте. Компенсировать проезд возможно только, если между крайними датами командировки не было ни одного рабочего дня (письма Минфина от 22.02.2019 №03-04-06/11746, от 25.06.2019 №03-04-06/46418). В противном случае, налоговики могут потребовать с компенсации проезда НДФЛ и взносы и исключить ее из налоговых расходов.

Компании должны утвердить замену суточным в однодневной командировке

Суточные для сотрудника не установлены ​​при однодневной командировке. Однако компания имеет право установить в локальном акте, какие расходы будет компенсировать работнику при условии, что у него имеются подтверждающие документы. Поэтому эти расходы можно будет признать в прочих (ст. 168 ТК).

Как правило эти денежные средства работники тратят на питание. НДФЛ и страховые взносы в этом случае платить не нужно (письмо Минфина от 17.05.2018 №03-15-06/33309). Однако в расходы по налогу на прибыль компенсацию за питание в однодневной командировке безопаснее не включать. Минфин писал об этом уже в 2015 году (письмо от 09.10.2015 №03-03-06/57885). Позиция ведомства с того времени осталась прежней.

В локально акте аудиторы советуют установить лимит прочих расходов при однодневной командировке в размере 700 руб. Получается данная сумма аналогична суточным при обычной командировке. Такие действия помогут обезопасить себя от претензий проверяющих.

Нужно привести список документов, которые необходимы для перелета

Если сотрудник отправляется в командировку на самолете, необходимо подтвердить стоимость электронного билета. Для этого подойдут онлайн-проверка и посадочный талон с отметкой безопасности. Если у сотрудника нет купона, вы должны попросить его получить сертификат авиакомпании, который подтвердит факт полета. Власти полагают, что вы можете подтвердить полет любым документом, прямо или косвенно подтверждающим использование авиабилетов (письма Министерства финансов от 09.12.2019 № 03-03-05 / 95878, ФНС от 04.04. 2019 № SD-3-3 / 3409).В локальном акте нужно прописать, что электронный билет работник обязан подтвердить посадочным талоном с отметкой о досмотре. В таком случае не нужно будет тратить время на справку.

Рассмотрим еще три разъяснения чиновников про командировки

  • Электронные документы. Сотрудник имеет право подтвердить свои командировочные затраты электронными документами (п.5. ст.9 ФЗ от 06.12.2011 №402-ФЗ, ст.6 ФЗ от 06.04.2011 №63-ФЗ). Распечаток будет достаточно, для того чтобы учесть расходы в налоговом учете. В локальном акте нужно прописать, что работники могут прикладывать к авансовому отчету электронные документы (письмо Минфина от 08.08.2019 №03-03-06/1/59877).
  • Договор подряда. При заключении гражданского договора конкретно укажите, какие расходы оплачивает организация. Например, для мобильной связи. Нет необходимости использовать общие фразы, такие как «Клиент компенсирует Исполнителю расходы, понесенные при оказании услуги». С расходов, которые не связаны с оказываемой услугой, например, на питание, удерживайте НДФЛ и начисляйте взносы (письмо ФНС от 30.12.2019 №БС-4-11/27131).
  • Удаленные сотрудники. Дистанционного работника вы имеете право направить в головной офис для выполнения задания (письмо Минтруда от 09.06.2017 №14-2/ООГ-4733). Такой выезд можно считать командировкой. Если работник предоставил все документы, которые подтверждают соответствующие расходы, то удерживать НДФЛ и начислять взносы на компенсацию не нужно.