Кадровый аудит

Кадровый аудит в организации — это контроль документации фирмы, имеющая отношение к кадровому учету для обнаружения недочетов в ней.

По стандарту оборот документов по учету состава сотрудников проверяется с целью сверки требований ТК и отчетности. В трудовом кодексе кроме рекомендаций по заполнению документации, так же указана информация по тому как требуется заполнять бумаги по отпускам, какой процент от з/п отчисляется в фискальную службу в счет пенсионного фонда. Зоны риска – это архивные документы и общая отчетность. Даже за хранение трудовой книжки в ненадлежащих условиях могут быть введены штрафные санкции.

Возникает резонный вопрос: «Как соотносятся кадровый консалтинг и кадровый аудит?». Кажется, что и то, и то является помощью кадровой службе в принятии решения, связанного с использованием трудового кодекса. Но кадровый консалтинг компании, отличается от аудита кадровой документации. Как правило, консалтинг не подразумевает проверку существующих документов. По идее, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по требуемым аспектам. В свою очередь кадровый аудит не отделяет кадровый консалтинг. Чаще всего, в дополнение к кадровому аудиту идет услуга кадрового консалтинга.

Кадровая документация может проверяться как в полном объеме, так и выборочно.

Полный кадровый аудит — это проверка всей документации, связанной с кадрами в полном объеме. Итог данной проверки — это обнаружение всех неточностей и нарушений и подробные консультации по их исключению.

Выборочный кадровый аудит — это проверка документов, в которых чаще всего выявляют недочеты и кадровой документации находящихся в высокой зоне риска. Данная проверка предоставляет общее понимание о состоянии кадрового учета и помогает установить зоны риска на которые первостепенно нужно обратить внимание при ведении кадровых бумаг. Участками повышенного риска являются: оформление договоров о имущественной ответственности, заключение трудовых отношений с иностранными гражданами, порядок распределения расчетов с сотрудниками, утверждение документации по ОТ и т.д.

Случаи, когда рекомендуется произвести аудит кадровых документов?

Законодательством не утверждена необходимость, сроки и план в проведении кадрового аудита по организации. Следовательно, его можно выполнить в любое время, когда появится необходимость дать оценку уровню соответствия текущего состояния кадровых документов с требуемыми нормами. Однако имеются случаи, когда необходимо выполнить кадровый аудит, целью которого будет устранение в будущем недочетов, связанных с ответственностью за допущенные ошибки, а также предостережения привлечения к ответственности.

Целесообразно провести кадровый аудит в следующих ситуациях:

• Если кадровый работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства сменился;
• При учащении случаев жалоб сотрудников, предоставлении отпуска, увольнении и т.д.
• При возникновении угроз пожаловаться в трудовую инспекцию от сотрудников (особенно уволенных сотрудников);
• При смене директора компании;
• Массовое увольнение сотрудников;
• Если законодательство регламентирующее план ведения кадровой документации изменилось;
• Компания намечена на проверку гос. инспекцией труда;

Как часто проводить кадровый аудит?

Объектом проверок становятся не только работники организации, но и соответствующие документы. Первоначально изучается трудовая книжка каждого эксперта, проверяется соответствие документов об отпусках, о установлении заработанной платы и абсолютно все отчетные бумаги по законодательству РФ. В зависимости от частоты проведения кадрового аудита в организации могут проводиться проверки данного вида:

• Постоянный мониторинг – контроль проводится с определенным периодом.
• Текущий мониторинг – кадровый аудит заказан для разовой проверки.
• Оперативная – экспресс проверка, целью которой является обнаружение негативных аспектов в определенной сфере.
• Панельный мониторинг – периодические проверки, во время которых анализу подвергаются одни и те же сотрудники с применением одинаковых приемов.

В большинстве случаев профессиональные аудиторы обнаруживают изъяны ведения документооборота, связанного с кадрами в следующих сферах:

• Соотношение правил оформления документов законодательно-определенным формулировкам и нормативам.
• Наличие полного пакета документов, указанных в ТК.
• Обнаружение зон высокого риска при регистрации на работу иностранных граждан
• Оформлении договоров о имущественной ответственности.
• Исследование опыта вознаграждения сотрудников при совместительстве, работе в праздничные и выходные дни, оплата сверхурочной работы.
• Изучение практики использования методов испытательного срока для новых работников.

1. Отчетность о проведении кадрового аудита, представленная в письменной форме.
2. Перечень недочетов в организации, который передается руководителю в индивидуальном документе, рассказывающий о ошибках и нарушениях, которые необходимо ликвидировать в кратчайший срок.
3. Аудиторское заключение от эксперта по кадровому аудиту, в котором детально поясняются все обнаруженные проблемы и риски в процессе выполнения кадрового аудита, которые ожидают организацию, если она не устранит ошибки и нарушения.
4. Свидетельство благополучном прохождении кадрового аудита за указанный клиентом срок.

Аудиторская компания ООО «Аудит Эксперт» предлагает профессиональные услуги по проведению кадрового аудита. Наша команда обслуживает организации разных организационно-правовых форм. Заказчики получают детальные отчеты по окончании проверки с консультациями по устранению найденных нарушений.