Как безопасно списать бензин в бухгалтерском учете
Самая главная причина в том, что расход на бензин слишком большой по сравнению со средним показателем у идентичных машин. Однако, есть способ защитить затраты, если компании установить топливные нормы.
Инспекторы сопоставят расход топлива в компании с нормами Минтранса. Претензии могут возникнуть только тогда, когда эти показатели будут завышены. В таком случае они снимут расходы и доначислят пени и штраф — 20% от недоимки (постановление Арбитражного Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 № А53-24671/2014).
Необходимо обосновать затраты на бензин, чтобы без опаски их списывать (ст. 252 НК). В данной статье мы расскажем о трех самых распространённых способах определения норм расходования топлива.
Способ №1 – взять нормы, которые закреплены Минтрансом.
Следует отметь, что нормативы, утвержденные Минтрансом, обязательны только для транспортных компаний (письмо Минфина от 27.01.2014 №03-03-06/1/2875). Данный способ является гарантированным, чтобы обосновать расходы, даже для организаций, которые не относятся к транспортным. Необходимо сделать расчет с учетом повышающих коэффициентов, которыми имеет право воспользоваться организация. С обоснованием расчетов нужно составить приказ. Таким образом вы сможете доказать, что ваши нормы не выходят за пределы норм Минтранса.
Следует сначала проверить, укладываются ли ваши расходы в эти лимиты. Организация рискует, если расходы окажутся больше. В данном случае, налоговики могут снять такие расходы (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 08.08.2018 №Ф08-6112/2018).
Для того чтобы установить лимиты на бензин по рекомендации Минтранса, необходимо взять базовую норму из таблиц в пункте 7 Методических указаний (утв. Распоряжением Минтранса № АМ-23-р). Необходимо проверить, есть ли в пунктах 5 и 6 поправочные коэффициенты для вашего автомобиля. Далее нужно рассчитать норму по следующей формуле:
Расход топлива на 100 км = Норматив на 100 км * (1+ 0,01 * Сумма всех поправочных коэффициентов)
Пример 1. Расчет нормы расхода топлива по правилам Минтранса.
У организации есть Камаз 42115-15 с объемом двигателя 10,85 литра. Стандартный норматив потребления дизельного топлива -29 л. на 100 км. Так как компания работает в Москве, поправочный коэффициент равняется 35%.
Подставляем данные в формулу и вычисляем: (29 л. *(1+0,01*35)) =39,2 л. на 100 км.
В приказе директора зафиксируйте норматив (письмо Минфина от 27.01.2014 №03-03-06/1/2875). На какой срок составлять приказ, организация решает сама. Следует учесть, что в документе были все реквизиты.
На все автомобили компании можно издать один приказ. В случае если нормативы отличаются, необходимо пересчитать для каждой машины отдельно. Когда в вашей компании поменяется состав автомобилей или условия эксплуатации, необходимо внести в приказ изменения или издать новый.
Способ №2 – расчет сделать на основе норм завода-изготовителя.
Данный способ одобряет и Минтранс, и Минфин (письмо Минфина от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12).
Минтранс разрешает использовать не только нормы, которые установил он сам, но и нормы завода-изготовителя (п. 7 Методических указаний, утв. Распоряжением Минтранса № АМ-23-р). Данные правила действуют только для легковых автомобилей.
Норму можно найти в техпаспорте машины, на сайте производителя или выяснить в представительстве завода. Минтранс разрешает учитывать только те, которые делали по правилам ООН № 15 или №101. Как правило, об этом написано в документах на автомобиль.
Обязательные реквизиты, которые должны быть в приказе
- Полное наименовании компании,
- Номер приказа и дата,
- Период, на который устанавливается норма,
- Марка транспортного средства и его регистрационный номер,
- Норма расхода топлива,
- Обоснование нормы,
- Подпись руководителя с расшифровкой.
Формула для расчета норматива такая же, как для базовых лимитов Минтранса. Поправочные коэффициенты также можно применять к заводской норме.
Пример 2. Расчет норматива по документам завода.
Легковой автомобиль Lada Granta по документам завода потребляет 8,5 л. бензина на 100 км. Компания увеличила на поправочный коэффициент 1,15 так как объем двигателя данного автомобиля 1,6. К тому же организация работает в Москве, поэтому надо скорректировать норму на 35%. Так же увеличивает расход топлива на 7% климат-контроль, который установлен в машине.
Подставляем все значения в формулу и получаем: (8,5 л. * 1,15 (1+0,01 *(35+7))) = 13,8 л. на 100 км
Способ №3 – установить собственные нормы.
Для того чтобы их обосновать, необходимо провести контрольный заезд и составить акт.
Организация имеет право установить свои нормы на бензин (п.1 ст. 252 НК). Данный вариант выгодный, только когда расход топлива больше, чем в нормах Минтранса.
Самый простой способ обосновать собственные нормы на бензин – провести контрольный заезд и составить акт о его результатах. Для этой цели необходимо создать комиссию, которая зафиксирует и оформит документ. Для точных замеров лучше всего провести как минимум два заезда.
В акте контрольного заезда необходимо указать состав комиссии, а также сезон проведения заезда, данные машины и информацию о маршруте. Расход топлива нужно рассчитать по результатам замеров бензина в баке на начало и конец поездки. На основании акта, необходимо издать приказ. В приказе следует указать, что компания разработала собственные нормы расходования топлива, которые подтверждены актами контрольных заездов.
Существуют еще 2 способа для определения норм расхода топлива
Автоматическая система.
Существуют специальные программы, которые фиксируют маршрут и фактический расход топлива. С помощью GPS- навигации и измерительных приборов в бензобаке. Если в автомобиле есть такие системы, необходимо это указать в приказе, что топливо списывается на основании данных измерений. К путевым листам можно приложить распечатку из программы (письмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Отчет специализированной организации.
Нормативы на бензин можно утвердить на основании отчета специализированной компании. Например, можно обратиться в институт транспорта НИИАТ. Он разрабатывает множество документов и нормативов для Минтранса, с его данными налоговая точно спорить не будет. Стоимость услуги примерно 8 500 руб. за одну машину. Срок оказания услуги- 3 месяца.
