Как компании в бухгалтерском учете отразить операции по удержанию ущерба с работника
В данной статье аудиторы дали подробную инструкцию компании, если она решила взыскать с сотрудника материальный ущерб, который он нанес.
- Нужно определить размер материального ущерба.
Бухгалтеру необходимо посчитать расходы на приобретение и ремонт имущества, а также на возмещение ущерба другим компаниям или физическим лицам.
Стоимость к удержанию определяется на основании рыночных цен на день, когда работник причинил ущерб. Оценивать размер ущерба рекомендуем оценить не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом износа.
Можно создать специальную комиссию, чтобы определить и подтвердить стоимость ущерба. Директор обязательно должен утвердить ее состав. Далее в сличительной ведомости нужно указать выявленную недостачу, можно воспользоваться формами № ИНВ-18, № ИНВ-19 или на составленном бланке компании. Если сумму ущерба компания установила без труда, то комиссию создавать не обязательно.
- Документальное оформление.
Наши аудиторы советуют взять с сотрудника письменные объяснения. В ней необходимо указать причины, по которым работник нанес компании материальный ущерб. В случае отказа работника писать объяснительную, это зафиксируйте в акте. Этот документ пригодится, если дело дойдет до суда.
Для того чтобы взыскать с работника сумму ущерба, издайте приказ об удержании. Необходимо работника ознакомить с приказом под подпись и получить его согласие с содержанием документа. Приказ необходимо выпустить в течение месяца после того, как комиссия определила размер ущерба. Если компания пропустит этот срок или работник откажется возместить ущерб, а сумма взыскания превысит среднемесячный доход, то взыскать ущерб можно будет только через суд.
С согласия работника можно удерживать и больше 20 процентов в счет компенсации материального ущерба.
- Определите сумму, которую будете удерживать из зарплаты.
Работник имеет право компенсировать ущерб и добровольно. Также, по соглашению сторон сотрудник может возместить ущерб в рассрочку. Однако помните, что с сотрудника можно удержать не больше 20 % его среднего месячного заработка.
Стоимость взыскания рассчитайте по правилам расчета среднего дневного (часового) заработка. Для этого необходимо общую сумму зарплаты за 12 месяцев разделите на количество отработанных дней (часов) и умножить на число рабочих дней (часов) по графику работника в месяце, когда компания понесла ущерб.
- Отразите удержание в бухгалтерском учете.
К примеру, если обнаружили недостачу имущества, основных средств, материалов или денег, сделайте запись:
Дт 94 Кт 10 (01, 41… 50) — выявлена недостача.
Далее взыскание недостачи нужно отразить проводкой:
Дт 73 субсчет «Расчеты по возмещению мат. ущерба» Кт 94 — сумма недостачи отнесена на виновное лицо.
В случае если компенсируете ущерб другой компании или человеку, которые пострадали от действий работника, проводку нужно следующую:
Дт 73 субсчет «Расчеты по возмещению мат. ущерба» Кт 76 (60) — отражена задолженность перед пострадавшей стороной.
Стоимость ущерба, которую компания удержала из зарплаты сотрудника, отразите проводкой:
Дт 70 Кт 73 — Расчеты по возмещению денежные средства удержаны из зарплаты работника.
В случае если сотрудник добровольно или по решению суда возмещает компании сумму, которая превышает его заработок, отразите проводкой:
Дт 50 (51) Кт 73 — Расчеты по возмещению внесена сумма материального ущерба в кассу организации (перечислена на расчетный счет).
Если взыскиваете ущерб по рыночной цене, разницу между рыночной и балансовой стоимостью недостачи оформите проводкой:
Дт 73 субсчет «Расчеты по возмещению Кт 98 — учтена разница между балансовой стоимостью ценностей (имущества) и суммой к взысканию
Разницу между рыночной и балансовой стоимостью недостачи нужно включить в прочие доходы. Необходимо сделать проводку:
Дт 98 Кт 91 субсчет «Прочие доходы» — отражены прочие доходы.
- Отразите компенсацию материального ущерба в налоговом учете.
Стоимость ущерба необходимо отражать, а налоговом учете во внереализационные доходы. Компания имеет право учесть материальный ущерб в составе внереализационных расходов, только если они документально подтверждены.
На УСН с объектом «доходы минус расходы» взыскание учитывайте в составе внереализационных доходов. В расходах материальный ущерб признать не получится. Так как его нет в закрытом перечне расходов, которые разрешены на упрощенке.
