Как не ошибиться, когда выдаете сотруднику суточные

Сотрудника компании на одну неделю отправили в командировку в Москву. Он вылетел из аэропорта в понедельник 6 августа, в 00:05. Во время командировки заболел и провел на больничном 4 дня, со вторника по пятницу. В субботу утром, 11 августа, работник прилетел в Казань.

В  положении о командировках суточные по России компания установила – 700 руб.

Как поступил бухгалтер

Деньги перед командировкой бухгалтер решил не выдавать. Бухгалтер считает, что не знает точно сколько дней сотрудник пробудет в Москве, поэтому есть риск переплатить суточные. Самый лучший вариант рассчитаться с командированным по возвращении. В понедельник, 13 августа, сотрудник принес авансовый отчет в бухгалтерию. Бухгалтер подсчитал все его расходы и размер суточных. В своем расчете он учел, что работник провел в командировке 6 дней — с 6 по 11 августа, однако суточные начислил за два дня. Фактически со вторника по пятницу сотрудник болел, следовательно, не работал. Авансовый отчет директор утвердил 13 августа. В этот же день бухгалтерия сразу же перечислила сотруднику компенсацию всех его расходов, включая суточные – 1400 руб. (700 руб. х 2 дн.).

Какие ошибки допустил бухгалтер

Бухгалтер допустил три ошибки. Рассмотрим ошибки.

Первая ошибка: не начислили суточные за воскресенье, 5 августа. По факту командировка началась уже в воскресенье. Самолет вылетел в 00:05, но командированный должен приехать в аэропорт для регистрации на рейс минимум за 40-50 минут до отлета, то есть не позднее 23:25 воскресенья. К тому же, сотрудник потратил время на дорогу. Это нужно брать в расчет, так как аэропорт находится за чертой города (п.4 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 №749).

Вторая ошибка: бухгалтер не заплатил суточные за дни болезни. Если сотрудник заболел во время командировки, суточные за эти дни нужно начислить в обычном порядке (п. 25 Положение №749).

Третья ошибка: суточные перечислили работнику после возвращения из командировки. Суточные должны выплачиваться работнику авансом. Если перечислить их после возвращения из командировки, могут возникнуть претензии со стороны трудовой инспекции. Компанию могут оштрафовать на 50 тыс. руб. Кроме всего прочего, сотруднику придется выплатить компенсацию за задержку по ставке 1/150 от ключевой ставки за каждый день просрочки (п.10 Положения №749, ст. 236 ТК).

Как должен был поступить бухгалтер

Бухгалтер должен был перечислить деньги на командировку перед отправлением сотрудника, то есть в пятницу, 3 августа. Суточные нужно было посчитать за весь период командировки – с 3 по 11 августа. Включить необходимо и дни болезни, и день выезда в командировку. Сотрудник должен был получить суточные в размере 4900 руб. (700 руб. х7 дн.).

За какие дни в командировке положены суточные

Выплачивайте сотрудникам суточные за все дни командировки, включая:

• Выходные дни;
• День выезда, даже если в этот день сотрудник не работал;
• День прибытия, в том числе если сотрудник вышел на работу;
• Время в дороге, включая периоды задержки рейса или отправления;
• Время проезда до аэропорта, вокзала, пристани за чертой города;
• Время в больничном;
• Время проживания в гостинице с оплаченным питанием.

ФНС требует начислить страховые взносы со стоимости обратного билета, если сотрудник из командировки вернулся не сразу, а после отпуска. Такие разъяснения налоговики дали впервые (письмо от 11.05.2018 №БС-4-11/8968).

По мнению инспекторов, командировка заканчивается в последний день перед отпуском. Таким образом, организация оплачивает сотруднику билет из отпуска домой. Чиновники считают, что эта выплата в рамках трудовых отношений. Поэтому, нужно начислить страховые взносы.

До этого Минфин давал разъяснения для такой ситуации, но они касались только НДФЛ. Надо рассчитать налог со стоимости билета и удержать его у сотрудника. Все-таки у него появляется доход в натуральной форме. Но если сотрудник остался в командировке на выходные, то НДФЛ удерживать не нужно (письмо Минфина от 13.06.2017 №03-03-РЗ/36418).

В налоговые расходы оплату за обратный билет включить нельзя (письма Минфина от 30.01.2017 №03-03-06/4364, от 21.10.2016 №03-03-06/61516).