Как работники обманывают бухгалтерию

В данной статье мы собрали истории махинаций сотрудников с ресурсами и деньгами компании из-за которых пострадала бухгалтерия. Аудиторы ООО «Аудит Эксперт» дали рекомендации, чтобы предотвратить нарушения.

• Сотрудник компании пользуется служебной машиной, чтобы ездить по своим делам.

В октябре при сдаче отчетности бухгалтер заметила, что расходы на бензин в сентябре резко увеличились по сравнению с августом. Водитель объяснил это тем, что появились пробки, так как конец дачного сезона. Однако в октябре расход остался таким же высоким. Директор компании начал спрашивать бухгалтерию, почему выросли траты на бензин.

Вывести водителя на чистую воду помог звонок клиентки.  Она каждый вечер видела машину с логотипом данной компании возле школы, и поинтересовалась откроется ли магазин в их районе. Таким образом, водитель забирал детей из школы, поэтому расход бензина резко увеличился.

Рекомендации аудиторов:

Какие риски. Налоговики в ходе проверки сопоставляют длительность маршрута и расход топлива. В случае если расход бензина очень большой, то инспекторы могут исключить затраты на бензин и пересчитают налог на прибыль компании. Если маршрут не связан с работой компании, то налоговики так же снимут расходы. Судьи придерживаются такого же мнения (определение ВАС от 30.08.2013 №ВАС-11880/13).

Как контролировать. Необходимо тщательно проверять путевые листы, если резко увеличились расходы на бензин, ремонт, мойку машины. Следующий признак, когда происходит резкое увеличение времени на доставку по одному и тому же маршруту. Например, раньше водитель успевал объехать 10 точек за рабочую смену, а сейчас на 1,5 – 2 часа позже.

Как бороться. Необходимо сообщить директору, таким образом вас не обвинят в сговоре с водителем.

1. Можно практиковать внеплановые проверки, то есть с водителем отправлять другого сотрудника;
2. Многие компании на машины ставят GPS, таким образом руководители видят, куда ездила машина и сразу выявляют отклонения от маршрута;
3. Время от времени необходимо менять адреса доставки между водителями. Если кто-то настаивает на конкретном клиенте в определённый день, это уже подозрительный сигнал.

• Подотчетник рисует расходы, которых не было.

Сотрудник компании очень часто ездит в командировки. Бухгалтерия все время делала работнику замечания в неаккуратности с чеками в авансовом отчете. Постоянно мятые и закапанные чем-то.

Компания узнала, что сотрудник жил у родственников в квартире. А в компанию он приносил счета из гостиницы и чеки за питание. Оказалось, что чеки он находил в корзинках у кассы, а бланки рисовал сам. Для этого сделал копию печати гостиницы. Сотрудник уволился «по собственному желанию».

Бухгалтерии пришлось ставить командировочные расходы сотрудника на не принимаемые, сдавать уточненки и доплачивать налог и пени.

Рекомендации аудиторов:

Какие риски. Налоговики в ходе проверки снимает расходы по фиктивным документам. В таком случае по налогу на прибыль возникает недоимка, организации придется заплатить штраф и пени. В случае если работник не возместит расходы, то эти деньги будут считаться его доходом. На них необходимо будет начислить НДФЛ и страховые взносы.

Как контролировать. Необходимо очень внимательно обращать внимание на работников, которые приносят затертые, выцветшие или промокшие чеки. Данные документы опасно принимать к учету. Так же подозрения вызывают ситуации, когда сотрудники настаивают на конкретных гостиницах. Необходимо тщательно проверять подписки на подтверждающих документах, не подписывает ли разные чеки, квитанции и счета один и тот же человек.

Как бороться. Существуют несколько способов предотвратить махинации работников с подотчетными деньгами.

1. Самый надежный способ перевести расчеты в безналичную форму. Для этого необходимо завести корпоративную карту, в таком случае все расходы будут видны в банковской выписке.
2. Необходим дополнительный контроль, авансовые отчеты предварительно должен проверить, лучше если это будет непосредственный начальник, который отправил сотрудника в командировку.

• Сотрудники за счет компании оплачивают личные расходы.

Коммерческий директор компании отвечал за командировки, обслуживание офиса и закупки. В ходе инвентаризации обнаружилось, что многие товары покупались в большем количестве, чем необходимо, однако в запасах их нет. Стали проверять договоры и оказалось, что во многих включены личные расходы комдира. Например, в договоре на мойку автомобиля были включены не только корпоративные машины, но и автомобиль жены.

После увольнения директора у бухгалтера начали перепроверять все счета и акты, даже подписанные ген. директором.

Рекомендации аудиторов:

Какие риски. Все расходы сотрудника «на себя» и на членов семьи инспекторы в ходе проверки исключат. Таким образом, налог на прибыль вырастет, придется платить штраф, пени и сдавать уточненку (ст. 54, 75, 112 НК). В случае, если налоговики решат, что это доход человека, то нужно будет начислить страховые взносы и заплатить НДФЛ.

Как контролировать. Если сотрудник пользуется счетом компании как собственным кошельком, нужно поручить секретарю, юристу или другому сотруднику проверить все заключенные договора. В приложениях к ним должны быть указаны конкретные автомобили, которые ремонтируются за счет организации.

Как бороться.

1. Необходимо сравнивать расходы на ТМЦ, услуги, обслуживание, связь с расходами прошлого года. Если они резко увеличились, необходимо выяснить причину.
2. Нужен многоуровневый контроль, для того чтобы предотвратить трату денег на себя. Необходимо установить правило работы с договорами и счетами в должностных инструкциях. В таком случае сотрудники будут тщательнее проверять документы по расходам своего отдела.

• Менеджеры, не спрашивая бухгалтера, исправляют первичную документацию.

Менеджеры организации исправляли реквизиты первички, по просьбе клиентов или для достижения месячного плана продаж. Они выгружали файлы excel, исправляли даты и несли на подпись. Бывали случаи, когда документы исправляли прямо в программе. Комдир был на их стороне и без проблем исправлял документы.

В результате приходилось ссориться с покупателями и отправлять клиентам новую первичку. Так как правильные документы у нас, а значит налоговая будет на нашей стороне.

Если бы бухгалтеры не заметили проблему, могло бы прийти требование от налоговой.

Рекомендации аудиторов:

Какие риски. При расхождении в реквизитах первички у продавца и покупателя возможны проблемы и с контрагентами, и с налоговой. Придется проводить сверку чаще, исправлять документы и выдавать клиенту новый комплект документов.

Нестыковки выявятся на камеральной проверке. Тогда клиенту потребуется сдать уточненную декларацию. В худшем случае инспекторы могут решить, что сделка фиктивная. Так риск потерять ключевых клиентов выше, чем если менеджер сразу объяснил им, что поменять дату уже невозможно.

Как контролировать.  Расхождения можно найти во время сверки с контрагентами. Все документы необходимо еще раз проверить и сопоставить даты с другими документами по этой сделке. Иначе о подмене документов узнаете, только получив автотребование от ФНС.

Как бороться.

1. Необходимо сообщить директору, что менеджеры подделывают документы. Это поможет предотвратить дальнейшие махинации сотрудников с документами.
2. Ограничьте круг лиц, которые имеют доступ к учетной программе.
3. Установите запрет на редактирование данных в уже созданных документах. Можно поставить надежные пароли и не сообщайте это никому.
4. При большом объеме продаж рекомендуем взять бухгалтера на реализацию. В таком случае менеджеры будут получать только готовые пакеты документов.
5. В трудовых договорах и в инструкциях необходимо определить лиц, которые подписывают первичку.