Как учитывать дополнительные расходы на комфорт в командировках

В этом году обновили правила подтверждения командировочных расходов. Как уже известно, многие документы запретили, а другие добавили. Из-за этих поправок имеются путаница с учетом дополнительных расходов в командировках. В данной статье аудиторы «Аудит Эксперт» рассказали, как в бухгалтерском учете проводить сопутствующие затраты командированных сотрудников.

• Дополнительные услуги в гостинице, которые повышают комфорт

При проживании в гостинице командированным сотрудникам могут понадобиться дополнительные услуги в виде платной парковки, трансфер, доступ в конференц-зал и тд. Далее аудиторы расскажут о сложившейся ситуации с НДС, налоговыми расходами и страховые взносами.

НДС. Если соблюдены следующие условия, то входной налог по расходам на дополнительные услуги гостиницы можно принимать к вычету.

1. Имеются документы-основания для вычета;
2. Стоимость допуслуг вправе учесть в расходах по налогу на прибыль.

Следует помнить, что вычет возможен не по всем услугам, а только по тем, которые закреплены законодательно. Например, хранение багажа, библиотека, автостоянка, комната отдыха, трансфер, конференц-зал для совещаний и др. Исключением являются услуги, которые облагаются НДС по ставке 0%. Такими услугами являются стирка, глажка, мелкий ремонт одежды и тд. Данные траты формируют общую стоимость гостиничного номера.

НДФЛ и страховые взносы. Необходимо ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы с компенсаций дополнительных услуг, зависит от того, указана ли стоимость данных услуг в гостиничном счете отдельно.

Аудиторы напоминают, что организация имеет право покрывать командированному сотруднику «другие расходы, которые произведены с разрешения работодателя». Однако данный перечень следует закрепить в локальном акте, допустим это можно указать в положении о командировках. В этом случае не надо удержать НДФЛ и страховые взносы.

Однако не платить НДФЛ и взносы рискованно. Так как налоговые инспекторы могут признать, что затраты, которые связаны с созданием повышенного комфорта или удовлетворением личных потребностей работника, не имеют отношения к расходам на наем жилого помещения. Вопросы могут возникнуть если командировка управленческого персонала и понесены значительные расходы.

Безопасно для компании и работника стоимость дополнительных услуг указывать не отдельной строкой, а отразить в общей сумм на проживание.

• Завтраки в гостинице

Следует помнить, что организация возмещает работникам затраты на питание в составе суточных. Далее рассмотрим, как дополнительная оплата завтраков может повлиять на налоги.

НДС. Вычет НДС по завтракам равен нулю. Так как они включены в единую цену номера, облагаются НДС по нулевой ставке, так как прямо поименованы в разделах 7 и 8 приложения 4к Положению из постановления Правительства №1860.

НДФЛ и страховые взносы. В случае если завтрак не выделен в общем счете, то его стоимость не нужно облагать НДФЛ и взносами. Если стоимость выделена, то организации придется удержать НДФЛ и страховые взносы, так как данные суммы не поименованы в перечне необлагаемых.

Налог на прибыли и расходы по УСН. Когда стоимость завтрака включена в общую стоимость за проживание и не обозначена в документе, то организация имеет право учесть всю стоимость в составе командировочных расходов.

В случае, если сумма завтрака выделена отдельной строкой, в налоговом учете данные расходы учесть нельзя. Так как расходы на питание возмещаются за счет суточных. Поэтому дополнительные расходы налоговики сочтут необоснованными.

Если стоимость завтрака входит в общий счет проживания, но сумма питания включена. Как поступить?

Так как сумма завтрака не выделена отдельной строкой, всю сумму за проживание опасно учитывать в расходах. Налоговые инспекторы имеют право не принять данные затраты в полной стоимости, а также включить общую стоимость услуг за проживание в облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход. Для того чтобы не возникали данные споры, нужно попросить гостиницу переоформить счет. К примеру, убрать запись о том, что стоимость питания включена, или в другом случае выделить стоимость питания отдельной строкой.

• Представительские расходы

Исходя из многолетнего опыта проверок наши, аудиторы заметили, что многие бухгалтера путают представительские расходы и расходы на развлечения, оплата которых с точки зрения НК за счет компании невозможна.

НДС. Входной НДС можно принять к вычету в части представительских расходов, которые организация учла для целей налога на прибыль. Таким образом, если расходы не учли, то и вычет получить с данной суммы нельзя.

Налог на прибыли и расходы по УСН. Аудиторы напоминают, что к представительским расходам невозможно отнести расходы на развлечения, отдых, лечение заболеваний и тд. Данные затраты можно возместить работнику, однако в расходы по прибыли включать нельзя. Компаниям на упрощенной системе налогообложения представительские расходы списывать не разрешается, ведь данных затрат нет в закрытых перечнях расходов. С данных расходов НДС так же невозможно учесть.

• Доступ к интернету и телефонные переговоры из гостиницы

В случае если сотруднику компенсировали затраты за звонки и интернет, то данные затраты можно учесть двумя способами. Если у сотрудника имеется отдельный счет, то затраты на звонки и интернет нужно списать в расходы на оплату услуг связи. Данные затраты разрешены как на общей системе, так и на упрощенке. В случае если стоимость телефонных звонков или доступа к интернету указана в гостиничном счете, то стоимость в общей сумме расходов на проживание.

Чтобы подтвердить производственный характер расходов, нужно попросить у работника приложить к авансовому отчету, допустим, расшифровку счета на услуги связи и обязательно необходимо указать номера телефонов вызываемых абонентов.