Какие выплаты, выдаваемые при увольнении, должны облагаться НДФЛ и взносами. Как это отражается на прибыли?

Когда выплачиваете компенсацию при увольнении работнику за неиспользованные дни отпуска, будьте внимательны при учете расходов. Не вся сумма компенсации учитывается в расходах компании. При этом сотруднику полагается также и премия, и заработная плата за последний месяц работы. В этой статье наши эксперты расскажут, как данные выплаты могут повлиять на налоги и взносы организации.

1. Компенсация за неиспользованный отпуск

Увольняющемуся работнику за все неиспользованные дни отпуска полагается компенсация, причем, как за основные, так и за дополнительные отпуска (ст. 127 ТК). При этом право на получение компенсации не зависит от причины увольнения. Главное условие – чтобы сотрудник отработал в организации не менее половины месяца (п. 35 Правил от очередных и дополнительных отпусках, утв. МКТ СССР от 30.04.1930 г. № 169). В противном случае компенсацию выплачивать не надо.

Налог на прибыль. Вся сумма компенсации включается в расходы по оплате труда (п. 8 ст. 255 НК). И даже в том случае, если у компании в налоговом учете создан резерв предстоящих расходов по оплате отпусков. Так как списывать сумму компенсации за счет данного резерва не разрешается (письмо Минфина № 03-03-06/4/29 от 03.05.2012 г.). Помимо этого, нельзя включать в расходы и компенсации за дополнительный отпуск, который по закону компания не обязана предоставлять. Например, если ваш директор решил добавить работникам сверх обычных 28 дней дополнительные дни оплачиваемого отпуска. Расходы на оплату отпусков, которые предоставляются на основании коллективного договора, не признаются в налоговом учете (п. 24 ст. 270 НК). Однако данное правило не распространяется на обязательные дополнительные отпуска. Например, для работников, у которых ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК).

НДФЛ и страховые взносы. Удерживайте НДФЛ со всей суммы компенсации за неиспользованный отпуск (абз.7 п.3 ст. 217 НК). Перечислите сумму налога в бюджет не позднее следующего рабочего дня после дня, когда удержали налог (п. 6 ст. 226 НК). Обычно НДФЛ с отпускных перечисляют в последний день месяца, но компенсация к нему отношения не имеет. Помимо НДФЛ, надо начислить страховые взносы на всю сумму компенсации, в том числе и взносы на травматизм (абз. 7 подп.2 п.1 ст.20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24.07.1998 г., абз.6 подп.2 п.1 ст.422 НК).

2. Выходное пособие

Если увольнение происходит в связи с ликвидацией компании либо по сокращению штата, компания обязана выплатить сотруднику выходное пособие в размере одного среднемесячного заработка (ст. 178 ТК). Следующие два месяца после увольнения сотрудники также имеют право получать средний заработок в период трудоустройства. Компания может создавать и свои условия – например, выплачивать всем сотрудникам, которые увольняются «не по статье», в размере пяти окладов и т.д.

Налог на прибыль. В расходы включается вся сумма выходного пособия (п. 9 ст. 255 НК). И не имеет значения, каким образом его платят – по собственной инициативе или по требованию законодательства. Однако лучше не злоупотреблять такой возможностью. Очень большая сумма выходного пособия привлечет внимание проверяющих. Установите сумму пособий в разумных пределах.

Обоснованность выплат помогут доказать локальные документы компании, в которых указаны критерии по выходным пособиям. Важно, чтобы было четко прописано в ваших кадровых документах — кому компания выплачивает выходное пособие и каким образом его рассчитывает.

Если руководителю зафиксирована повышенная выплата пособия, то его можно обосновать результатами работы за период времени. Например, если прибыль компании увеличивается больше чем на 10%, установить пособие в пять окладов.

Страховые взносы и НДФЛ. Если пособие не превысило 3-х среднемесячных окладов и оплата его связана с ликвидацией или сокращением штата, НДФЛ удерживать не надо. Так как размер выплат не превышает показателей, которые указаны в законе, и поэтому от оплаты освобождается. Это относится и ко всем страховым взносам, сюда относятся и взносы по травматизму (подп. 1 и 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ, п.3 ст. 217 абз.6 п. 1 ст. 422 НК).

Когда выходное пособие выплачивается исходя из положений трудового договора, а не по требованию закона, здесь ситуация иная. Суть такая, что ФНС и Минфин не против того, если удерживаете НДФЛ с суммы, не превышающей три среднемесячных заработка (см. письмо Минфина № 03-04-05/79263 от 29.12.2016 г. и письмо ФНС № БС-4-11/4681 от 15.03.2019 г.). Некоторые суды также поддерживают данную позицию (определение Верховного суда от 16.06.2017 г. № 307-КГ16-19781). Однако есть иное мнение. Если платите выходное пособие не в соответствии с законом – необлагаемой суммы не будет. Удерживать налог  и начислять взносы надо будет на всю сумму пособия (определение Конституционного суда № 388-О от 25.02.2016 г.).

Какой позиции будут придерживаться налоговики на проверке – спорный вопрос. Поэтому не рискуйте и заранее узнайте какое мнение инспекторов в вашей инспекции. Можете направить им письменный запрос. Так вы защититесь от возможного штрафа (подп.3 п.1 ст. 111 НК).

3. Премия уволенному

Даже если сотрудник увольняется, он все равно имеет право получить премию. Неважно, отработал ли работник весь период, за который начисляется премия или только часть (ч. 2 ст. 22 ТК). Исключением в этом случае будет, если в локальном акте компании прямо указано, что уволенным сотрудникам премии не полагаются.

Как правило всю причитающуюся работнику сумму надо выдать в его последний день работы (ч. 1 ст. 140 ТК). А вот премии уволенным можно выдавать и другой датой. Только не забудьте указать это в локальных документах — положение об оплате труда, например (письмо Минтруда № 14-1/В-911 от 21.09.016 г.).

Налог на прибыль. Премии, в том числе и уволенным работникам – это часть системы оплаты труда, которую вы имеете право включить в расходы по налогу на прибыль полностью. Главное, чтобы эти премии и порядок их выплат уволенным работникам были закреплены в трудовом или коллективном договоре и выплачивались по трудовым показателям (п.2 ст. 255, п. 21 ст.270 НК).

Подозрения у проверяющих вызывают обычно слишком завышенные премии, тем более если их выдали руководящему персоналу. По мнению налоговиков, суммы выплат должны быть в соответствии с экономическими показателями компании. Другими словами, премия должна быть экономически обоснована (постановление Арбитражного суда Западно-сибирского округа № Ф04-23985/2015 от 28.09.2015 г.).

НДФЛ и страховые взносы. На сумму премий надо начислять страховые взносы (п.1 ст.420 НК, п.1 ст.5, п.1 ст.20.1 Закона №125-ФЗ), а также удерживать с этих сумм налог на доходы физических лиц (попд.6, 10 п.1 ст.208 НК).

4. Единовременное пособие уходящим на пенсию

Есть сотрудники, которые увольняются в связи с уходом на пенсию. И для них компания может предусмотреть единовременное пособие. По закону такие выплаты не являются обязательными, но, если компания хочет обеспечить своих сотрудников на заслуженном отдыхе и поддержать материально, закрепите порядок выплаты единовременного пособия в локальном акте. Таким может быть коллективный договор.

Налог на прибыль. В расходы по налогу на прибыль единовременная компенсация пенсионерам не включается (п. 25 ст.270 НК). То же самое касается и других аналогичных выплат, например — надбавки к пенсии по инициативе организации.

НДФЛ и страховые взносы.  Льгота по подоходному налогу для подобных выплат не предусмотрена. Поэтому удерживайте НДФЛ с таких выплат как обычно. Можно использовать такой способ – провести выплату как материальную помощь. В таком случае можно вычесть из облагаемой суммы – 4000 руб. (п.28 ст.217 НК).

Страховые взносы на единовременные выплаты безопаснее тоже начислить. Хотя были случаи, что компаниям, не начислявшим взносы на такие выплаты, удавалось доказать свое право в суде. Судьи утверждают, что такая выплата к оплате труда не относится. Так как она напрямую не зависит от работы, выполненной работником. Значит и взносы начислять не надо (определение Верховного суда № 303-КГ18-22435 от 10.01.2019 г.).