Главная » Статьи » Каковы сроки хранения различных документов

Каковы сроки хранения различных документов

На сегодняшний день в нашем законодательстве нет единых нормативов по срокам хранения документов. В различных нормативных документах сроки хранения указаны по-разному.

DSC_0029Поэтому определить сроки хранения документов зачастую бывает очень сложно.

Скажем для хранения документов по больничным листкам в разных нормативных документах установлены разные сроки.

В таком случае рекомендуем определять сроки хранения по нормативным документам, в которых прописан наибольший срок.

К примеру, по больничным листкам в утвержденном Приказом Министерства Культуры Перечне срок хранения обозначен в пять лет. Вместе с тем в НК РФ по данной категории срок хранения утвержден как шесть лет. Значит в данном случае срок хранения будет равен шести годам.

По хранению данных по доходам работников установлен срок в 75 лет в случае не ведения ведомостей по зарплате. Во всех других вариантах срок хранения, включая справки по форме 2-НДФЛ равен пяти годам.

Организация самостоятельно решает в отношении формирования ведомостей по зарплате или нет. Она может вести такой учет и по другим документам, основным показателем по которому была начисленная и оплаченная сумма по заработной плате.

В случае наличия ведомостей по зарплате нужно хранить в периоде с момента формирования и до 5 лет, если же ведомости все же велись и оформлены после 2003 года, то их необходимо сохранять 50 лет. Если ранее этой даты, то хранить уже нужно 75 лет.

Организация может хранить документы как в бумажном, так и в электронном формате на свое усмотрение. Как правило, большинство организаций проводит такие документы в электронном формате, поэтому в таком случае нет необходимости их выводить на бумажный носитель.

Сроки хранения счетов-фактур и накладных по форме ТОРГ-12

Сроки хранения счетов-фактур и накладных по приобретению разных товаров отличаются.

Главным образом из-за того, что счет-фактура нужна для правильного предъявления к вычету из бюджета суммы НДС и поэтому согласно законодательству их нужно хранить начиная со дня отчетного квартала, когда его использовали для формирования декларации по НДС и до четырех лет.

А накладная имеет информацию более широкую, чем счет-фактура и поэтому она необходима не только для правильного исчисления суммы НДС к возмещению из бюджета, но и правильного исчисления расходов для налога на прибыль, а так же он нужен как документ для бухгалтерского учета.

В связи с этим, срок хранения накладной как источник разных информаций будет разным.

Так, если считать документ как источник информации для целей бухгалтерского учета, то срок хранения его равен пяти годам после финансового года, где данные из накладной учтены в расходах.

Если же накладная принята для возмещения суммы НДС, отраженной в накладной, то здесь срок хранения будет равен четырем годам , начиная с отчетного периода принятия суммы НДС к возмещению из бюджета.

И если  накладная учитывается как источник информации для правильного исчисления налога на прибыль, то в этом случае срок хранения будет равен 4 годам, начиная с периода, когда данные использованы в регистрах налогового учета.

Хранить  сами счета-фактуры нужно в хронологическом порядке согласно датам их получения от поставщика нарочно или по дате получения. В любом случае, полученные и выставленные счета-фактуры нужно хранить раздельно друг от друга.