Названия компаний, которые опасно писать в первичке и в других документах.

Налоговые инспекторы, фонды и трудинспекторы сверяют наименование компаний из первички, больничных и кадровых документов с ЕГРЮЛ. Они могут придраться, если будут расхождения.

1. Продавец в счете-фактуре вместо полного наименования привел лишь аббревиатуру. Снимут ли вычет?

Только из-за аббревиатуры вычет не снимут. Компании имеют право приводить в счетах фактурах сокращенные наименования, которые соответствуют учредительным документам (п.1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 №1137). Так же можно сокращать организационно-правовую форму, и название организации вплоть до аббревиатуры. Например, Общество с ограниченной ответственностью «Казанская металлургическая компания»- ООО «КМК».

У инспекторов могут возникнуть вопросы к вычетам, если в счете-фактуре отличается название, которое указано в уставных документах и ЕГРЮЛ. Если возникнет такая ситуация, можно попросить контрагента исправить счет-фактуры.

2. В счете-фактуре указаны наименование поставщика, но КПП его подразделения. Данная ситуация критична для компании?

Нет не критично. Именно таким образом ФНС и рекомендуют заполнять счета-фактуры в подобных ситуациях: нужно приводить наименование головной компании и КПП дополнительного офиса (письмо от 16.11.2016 №СД-4-3/21730). Так как плательщиками НДС является головная компания, а не подразделение (ст. 143 НК).

3. Поставщики компании присылают накладные и счета- фактуры с ее старым наименованием. Является ли такая ошибка опасной?

В такой ситуации налоговики могут придраться к вычетам и расходам.

Обязательным реквизитом счетов-фактур является наименование покупателя (п. 5 ст. 169 НК). Если оно полностью расходится с ЕГРЮЛ, налоговики могут отказать в вычете, даже если в документе верный ИНН. Они не поймут, какой из реквизитов правильный — ИНН или наименование и не смогут идентифицировать компанию.

Такая же ситуация с первичными документами. Минфин и ФНС настаивают, что у инспекции должна быть возможность идентифицировать покупателя и поставщика (письма от 04.02.2015 №03-03-10/4547, от 12.02.015 №ГД-4-3/2104).

Для того чтобы сохранить расходы и вычеты, нужно попросить контрагентов исправить первичку  и счета-фактуры. Однако сначала проверьте, точно ли ваша компания предупреждала о новом наименовании организации. Если вы не отправляли, то необходимо составить для партнера уведомление. В нем нужно написать ваше новое наименование. Так же вы можете предложить контрагентам подписать дополнительные соглашения к действующим договорам.

4. В договоре указана Ф.И.О. физлица, но ничего не сказано о том, что он предприниматель. Нужно ли вносить правки в контракт?

Безопаснее для вашей компании исправить договор, если там не указан статус контрагента.

Налоговики могут заявить, что предприниматель заключил договор с компанией как обычный человек. Таким образом, с выплат в его пользу организация должна удерживать НДФЛ (п.1 ст.226 НК).

Если из договора будет следовать, что физлицо платит налог самостоятельно, данный факт может не устроить проверяющих. НДФЛ с доходов физлиц должна перечислять налоговые агенты (письмо Минфина от 09.03.2016 №03-04-05/12891).

5. В накладной предприниматель Ф.И.О. написал в кавычках.

Предположим, в товарной накладной в строке «Поставщик» предприниматель указал ИП «Сидоров Иван Петрович». У предпринимателя в отличие от компании, нет фирменного наименования, есть только Ф.И.О., которое не нужно брать в кавычки. Однако в такой ситуации исправлять ошибку не обязательно, ваша компания не потеряет расходы. Самое главное, чтобы предприниматель отразил в накладной верный ИНН, который не будет расходиться с его Ф.И.О. без кавычек.

6. У компании новое наименование. Нужно ли исправлять трудовые книжки и договоры с сотрудниками.

Безопаснее будет, если вы исправите эти документы. В противном случае, трудинспекторы не смогут идентифицировать компанию как работодателя.

В трудовых книжках в графу 3 «Сведения о работе» внесите новое наименование организации и дату, с которой оно действует. В графе 4 нужно привести документ-основание. К примеру, лист записи в ЕГРЮЛ с новым наименованием.

В трудовых договорах с сотрудниками нужно заключить дополнительные соглашения, в которох закрепите новое наименование компании.

Так же нужно исправить личные карточки сотрудников. В них одной чертой нужно зачеркнуть прежнее название организации. Далее нужно вписать новое наименование, дату изменения и сделать ссылку на документ основание. Рядом приведите свою должность и Ф.И.О., поставьте подпись.

7. Сотрудник принес больничный с кратким наименованием компании. Возместит ли ФСС расходы на пособие.

Да, только если в больничном листе нет серьезных ошибок. Например, врач неправильно написал фамилию или перепутал дату рождения, заполнил листок с подчистками и помарками.

Сокращенное наименование разрешено в больничных листах, но оно должно совпадать с учредительными документами. В случае, если у организации нет короткого наименование, а полное в больничный лист не помещается, врач может сократить название произвольно. С такими листами проблем не будет, а при необходимости, фонд по регистрационному номеру идентифицирует компанию (письмо ФСС от 26.03.2013 №10-09/10/7103).

В отдельном приказе вы можете закрепить сокращение наименование компании для больничных листов. С документом нужно ознакомить всех сотрудников под подпись. По возможности раздайте работникам памятки. В таком случае будет больше гарантий, что врачу они будут сообщать одинаковое наименование компании.