Опасные формулировки в договорах с сотрудниками

В этом году многие организации активно меняли сроки выдачи зарплаты, так как были изменения в расчетах НДФЛ. Однако за желанием оптимизировать расчет и уплату НДФЛ можно допустить серьезные ошибки правил Трудового Кодекса РФ.

В данной статье аудиторы «Аудит Эксперт» рассказали четыре ситуации, касающиеся условий оплаты труда в локальных актах и дадут рекомендации, чтобы избежать серьезных нарушений.

1. В трудовом договоре вместо даты указали день недели.

Рекомендации: необходимо закрепить конкретные даты зарплаты.

Организация выплачивает заработную плату своим сотрудникам во второй и четвертый вторник каждого месяца. Далее рассмотрим, какие ошибки допущены в данной ситуации.

Трудовой кодекс требует, чтобы заработная плата выплачивалась не реже одного раза чем в полмесяца и в конкретные даты (ст. 136 ТК). К примеру, 15-го и 30-го или 10-го и 25-го. Следует помнить, что день недели не может считаться конкретной датой. Таким образом, компания не имеет право устанавливать днем выдачи заработной платы, допустим, каждый понедельник или четверг. Однако, следует помнить, что указывать разные зарплатные дни для разных месяцев Трудовой кодекс не запрещает. К примеру, для декабря — 10 и 25, а для января— 14 и 28.

В случае если организация решит выдавать заработную каждый понедельник и четверг месяца, то необходимо закрепить в локальных документах даты выплаты зарплаты на весь предстоящий год. К тому же требуется указать, за какой период выдается зарплата, в противном случае имеется риск споров с проверяющими.

Как ранее было уже отмечено, интервал между выплатами должен быть одинаковым: неделя, 10 дней, полмесяца и т. д. Существует также правило, согласно которому заработная плата должна выплачиваться не реже одного раза в пол месяца. Если же не привязаться не к конкретной дате, а дню недели, то интервал между расчетом и авансом будет не одинаковым и может превысить 15 дней. Это является нарушением, поэтому наши аудиторы не рекомендуют указывать в трудовых договорах дни недели.

Далее наши специалисты расскажут самый оптимальный вариант.

2. Период от аванса до расчета может составлять 15 дней и более.

Рекомендации: необходимо всегда придерживаться интервала в 15 дней.

Организация выплачивает аванс 25-го числа, расчет за месяц —9-го числа. Таким образом, между итоговой выплатой за месяц и авансом —16 дней, а между авансом и расчетом за месяц — от 12 до 15 дней. Или наоборот: аванс 24-го числа, а расчет — 10-го. В данном случае компания нарушает закон? Сколько времени должно пройти между авансом и итоговой суммой за месяц?

Используя такие зарплатные сроки имеется риск нарушить интервал в полмесяца. Если между авансом и итоговой компенсацией предусмотреть 14 или 16 дней, то компания нарушит правило. Тогда между авансом и итоговой выплатой будет от 12 до 17 дней. Согласно ответу Роструда №172198 от 21.11.22 это не является нарушением. Таким образом, если у вас в организации сроки выдачи зарплаты указаны 10 и 26 или 11 и 25, претензий к вам не будет. Закон запрещает устанавливать меньше 14 дней и больше 16 дней.  Допустим, даты 6-е и 26-е число — прямое нарушение ТК.

Самый лучший вариант: придерживайтесь интервала в 15 дней —5-е и 20-е или 10-е и 25-е. Советуем не писать, что будете выдавать зарплату 8-го и 23-го или 11-го и 27-го. Такие даты неудобны для расчетов бухгалтера. Допустим, после зарплаты 27 апреля следующая зарплатная дата будет уже через 11 дней.

3. Заработная плата до конца периода.

Рекомендации: нужно выдавать зарплату после окончания периода.

Компания платит аванс 15-го числа текущего месяца, а оплата за месяц производится в последний рабочий день. Можно ли так выплачивать зарплату?

Заработная плата является расчетной величиной. Поэтому размер заработной платы зависит от того, сколько времени было отработано. Зарплата выдается после окончания периода, в течение которого она выплачивалась. Следовательно, невозможно зарплату получить до окончания последнего рабочего дня месяца. Также нужно учитывать тот факт, что не получится выплатить зарплату ранее того, как будет определен ее размер. Выдача заработной платы15 числа за первую половину месяца и 30 (31) числа за вторую половину не может быть произведена, даже если работник не возражает. Потому что период начисления заработной платы не закончился. Авансовые платежи должны быть внесены до 16 числа, а итоговые выплаты-до1 числа. Возможны исключения в связи с переносами в праздничные дни. Например, 1 и 2 ноябрь выходные, следовательно, выдать зарплату за октябрь необходимо 30 октября, если срок выдачи закрепили как 1-е или 2-е число месяца.

4. Можно ли выдать сотруднику аванс в конце месяца.

Рекомендации: выдавать заработную плату необходимо в те даты, которые имеются в каждом месяце.

Организация платит аванс в последний день месяца (30, 31 или 28, 29 в феврале), расчет за месяц — 15-го числа. Данный вариант корректен?

Наши аудиторы в целях безопасности советуют так не делать. Трудовой кодекс разрешает выплачивать заработную плату работникам 15-го числа каждого месяца. (ст. 136 ТК). В таких случаях авансовый платеж должен быть произведен в конце предыдущего месяца. Проблема в том, что в месяцах разное количество календарных дней, следовательно, последний день будет приходиться на 31-е либо 30-е число, а в феврале — на 28-е или 29-е число. Таким образом, дата выплаты заработной платы в первой половине месяца всегда может быть изменена, что недопустимо с точки зрения трудового законодательства.

Поскольку эта дата является ежемесячной, лучше всего планировать платежи не ранее 28-го числа.