Ошибки по НДФЛ, которые сейчас обойдутся гораздо дороже

С 1 января налоговые инспекторы имеют право требовать с предприятий не только штраф, но и налог. Наши аудиторы в данной статье поделились информацией, какие четыре расхожих заблуждения мешают бухгалтерии верно считать налог.

1.Зависшие подотчетные не являются доходом.

Организация выдала денежные средства под отчет. Сотрудник не успел вовремя отчитаться. Бухгалтер думает: так как в учете числится задолженность, которую в теории возможно взыскать, поэтому дохода по НДФЛ не будет.

В законе не прописано, когда возникает доход по невозвращенным подотчетным суммам. Нет точных разъяснений Минфина по этому вопросу. Чиновники указали, если сотрудник не сдал своевременно авансовый отчет по командировочным расходам, то подотчетные суммы не считаются выплатой, не облагаемой НДФЛ (письмо Минфина от 16.12.2019 №03-04-06/98341). Однако на какую дату у сотрудника появляется доход по невозвращенным подотчетным, Минфин не дал разъяснений.

Как отразить верно. Мы узнали у специалистов ФНС, в каких случаях возникает доход. Организация имеет право удержать невозвращенные подотчетные суммы из доходов сотрудника. С этой целью необходимо издать приказ директора в течение месяца после того, как прошел срок возврата подотчетных сумм (ст. 137 ТК). В свою очередь необходимо получить согласие работника. В данной ситуации нет облагаемого НДФЛ дохода. В случае если компания не стала удерживать подотчетные суммы, возникает доход — на дату, когда прошел месяц после срока возврата денежной суммы.

Поэтому наши аудиторы дают рекомендации в течение месяца оформить приказ директора на удержание задолженности. В случае если руководитель компании решил не взыскивать задолженность, безопасный вариант – включить ее в доходы сотрудника и удержать НДФЛ. Что нужно делать, если организация в 2019 году не удержала налог, мы рассмотрим далее.

В данной ситуации ФНС считает, что необходимо удержать налог при выплате работнику доходов в 2020 году и перечислить данную сумму в бюджет. Налоговики предлагают доплатить пени. Таким образом, доход 2019 года необходимо отразить в расчете 6-НДФЛ и справке 2-НДФЛ с приказом за 2019 год.

Самая частая ситуация, когда директор берет деньги под отчет, но не сдает авансовые отчеты в установленной форме или прикладывает документы с неверными и искаженными данными. В такой ситуации судьи поддерживают налоговиков, которые включают подотчетные суммы в доходы директора. Довод организации, что дохода не возникает, так как не прошел трехлетний срок исковой давности, вряд ли сработает (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 17.04. 2019 №Ф04-692/2019). Поэтому нужно рассказать директору о рисках.

2.Датой дохода является дата выплаты.

Датой получения дохода бухгалтер считает день выплаты. В этой связи по заработной плате он указывает в строке 100 раздела 2 расчета 6-НДФЛ дату ее выдачи.

В строке 100 раздела 2 расчета 6-НДФЛ нужно указывать не день выплаты заработной платы, а последнее число месяца, за который компания ее начислила, даже в случае если это выходной день (письмо ФНС от 01.11.2017 №ГД-4-11/22216). Рассмотрим пример по зарплате за ноябрь — это 30 ноября 2019 года. Для выплат по договорам подряда необходимо отразить дату, когда деньги выдали из кассы или перечислили на счет физического лица (письмо ФНС от 17.10.2016 №БС-3-11/4816).

В случае если указать неверную дату дохода, есть риск штрафа за недостоверные сведения – 500 руб. (п. 1 ст. 126.1 НК). Скорей всего, его удастся оспорить или снизить. Аргументом является то, что ошибка не привела к неуплате налога (письмо ФНС от 09.12.2016 №СА-4-9/23659). Проще всего отразить в отчете верные данные, чем спорить с налоговиками.

3.Дублировать справки 2-НДФЛ с признаками 1 и 2 не нужно.

 В случае если у организации в 2019 году не было возможности удерживать налог, необходимо сдать справку 2-НДФЛ с признаком 2 (п. 5 ст. 226 НК). Такая ситуация может возникнуть, когда организация рассчитала НДФЛ с материальной выгоды по займам, но не выплачивала физическому лицу денежные доходы. Необходимо ли по данным физлицам сдавать справку с признаком 1? Бухгалтер решил, что не нужно. К тому же по новым правилам в 2020 году справки с признаком 1 и 2 организации сдают в один и тот же срок, то есть до 2 марта.

В случае если ваша компания сдает 2-НДФЛ с признаком 2, одновременно поэтому же физлицу нужно составить справку с признаком 1 (письмо Минфина от 01.12.2014 №03-04-06/61283). За не сдачу каждой справки 2-НДФЛ инспекторы оштрафуют на 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК).

4.С авансов по договорам удерживать НДФЛ не нужно.

Бухгалтер не считает доходом физического лица авансы, которые организация выдала по гражданско-правовым договорам, к примеру, подряда. То есть, подрядчик еще не выполнил договор, и, скорей всего, аванс придется вернуть, таким образом, с него еще рано удержать налог.

Чиновники считают, что с авансов по гражданско-правовым договорам, допустим подряда или оказания услуг, необходимо удерживать НДФЛ (письма Минфина от 21.07.2017 №03-04-06/46733, от 28.08.2014 №03-04-06/443135).

С арендной платы необходимо удерживать НДФЛ, даже в случае если в договоре указали, что физическое лицо платит этот налог самостоятельно (письмо Минфина от 02.06.2015 №03-04-06/31829). Данное условие договора не отменяет обязанности организации как налогового агента.

В случае если организация не удержит НДФЛ, налоговики потребуют уплатить данный налог за физлицо (п.9 ст. 226 НК). Организацию могут оштрафовать на 20% от суммы неудержанного налога (ст. 123 НК).