Ошибки в первичных документах
В данной статье наши аудиторы расскажут какие ошибки в первичке нужно исправить, чтобы не было претензий от налоговых органов. Рассмотрим шесть ситуаций и разберем их поподробнее.
- Ошибка в адресе покупателя
Организация заключила договор поставки с продавцом товаров. В договоре указала действующий адрес регистрации, однако через месяц переехала по новому адресу и забыла сообщить данному контрагенту. В этой связи контрагент в УПД указала предыдущий адрес покупателя. Эту ошибку увидела главный бухгалтер. Необходимо ли в этом случае менять документы? Могут ли возникнуть проблемы с вычетом по НДС и расходам, если заменить УПД?
Ответ аудитора: Данная ошибка не мешает налоговикам идентифицировать покупателя. Поэтому проблем с вычетами возникнуть не должно (п.2 ст.169НК). Налоговые инспекторы смогут распознать организацию по ИНН и наименованию. С расходами ситуация такая же, то есть УПД менять необязательно (письмо ФНС от 12.02.2015 №ГД-4-3/2104). Так как адрес не является обязательным реквизитом, которые должны быть указаны в первичном документе.
- КПП грузополучателя указан с ошибкой
Организация заключила договор на покупку материалов. После получения документов бухгалтер заметила, что в счете-фактуре указан КПП головной компании, а материалы отгрузило обособленное подразделение. Данное нарушение является грубым нарушением?
Ответ аудитора: Данная ошибка является некритичной, в случае если указан правильный ИНН. Исходя из многолетнего опыта, с уверенность можем сделать вывод, что налоговики, как правило, исключают расходы и вычеты НДС только в тех случаях, когда ошибочно указан ИНН покупателя или продавца. Так как этот показатель помогает идентифицировать сторону сделки. Советуем заменить документ, если ИНН указан неверный. Также безопаснее исправить и КПП
- Дата реализации
Бухгалтер после внимательного изучения документов заметила, что в договоре на поставку материалов не зафиксирован момент перехода права собственности. После этого возник вопрос, какой из трех дат проводить реализацию: в момент отгрузки, в момент передачи материалов или в момент оплаты? Необходимо ли переделывать договор?
Ответ аудитора: Наши аудиторы считают, что договор не обязательно исправлять. Так как, право собственности на товар переходит к покупателю в момент передачи материалов, если другое не предусмотрено законодательством или договором. Чтобы определить момент передачи материалов нужно использовать подписанную первичку. К примеру, в универсально передаточном документе или в акте приема-передачи. Данные документы содержат данные о передачи товара и подтверждают факт передачи имущества. В случае если способ передачи материалов договором не предусмотрен, продавец имеет право сдать материалы перевозчику или компании для отправки покупателю. Фактическая передача товаров состоится в этот момент. Право собственности на материалы перейдет к покупателю тогда же.
- Ошибки в путевых листах
Сотрудник принес в бухгалтерию путевой лист, где остаток топлива в баке на начало дня и конец не совпадает. В этом же путевом листе указан ошибочный номер автомобиля. Какие риски могут быть, если принять такой документ бухгалтерском учете.
Ответ аудитора: с начала сентября был изменен порядок оформления путевых листов, изменился состав сведений, которые нужно отражать в них. Сейчас нет необходимости отражать в путевом листе данные об остатке топлива на начало и конец рабочего дня. Такие ошибки не влияют на признание в налоговом учете расходов на ГСМ. Однако, например, несуществующие номера автомобилей в документах на транспортные услуги могут свидетельствовать о нереальности движения автомобиля. В данном случае необходимо исправить документ и указать верную информацию.
Обращаем ваше внимание на то, что несущественные опечатки исправлять не нужно. Например, лишний дефис. Данное правило действует только тогда, когда это не мешает подтвердить наличие автомобиля и факт перевозки.
- Неправильные инициалы директора
В первичном учетном документе, а именно в УПД обнаружили неверную расшифровку подписи директора. Вместо «И.И. Иванов» указали «И.И. Ивонов». Нужно ли исправлять такую ошибку и просить контрагента заменить документы?
Ответ аудитора: Как уже ранее писали, опечатки сами по себе не доказывают нереальность сделки и фиктивность затрат. Однако такие недочеты могут поспособствовать более внимательному и придирчивому анализу документов со стороны инспекторов. В совокупности с иными замечаниями опечатки в расшифровках могут быть доказательством нереальности сделки. Но обращаем пристальное внимание на то, что если сделка настоящая, то опечатки не являются причиной непризнания расходов.
Однако если расшифровка и подпись не совпадают, в этом случае ошибка в обязательных реквизитах первичного документа и у организации могут возникнуть проблемы с расходами. Если данная ошибка дублируется и в счет-фактуре, то могут возникнуть претензии у налоговиков и в вычетах. Поэтому советуем заменить такие документы.
- Документы на иностранном языке
Компания заключила договор на выполнение покрасочных работ с иностранной компанией. Договор составлен на иностранном языке с построчным переводом. На заключительном этапе, поле проделанной работы подрядчик предоставил акт выполненных работ (№КС-2) с переводом, но справку о стоимости (№КС-3) без. Можно ли с такой справкой подтвердить расходы?
Ответ аудитора: Согласно законам РФ, все первичные документы, составленные на иностранном языке должны быть переведены на русский язык. Так как № КС-2 и № КС-3 являются первичными документами, они должны быть переведены. Самый безопасный вариант в этом случае- попросить контрагента предоставить перевод № КС-3, это поможет избежать претензий от инспекторов. В противном случае компанию ждет отказ в признании расходов.
