Развернутый отчет, который выручит вас на проверке.
На проверке налоговики требуют пояснить, по какому принципу компания выбирала определенного контрагента. Компаниям приходится собирать информацию о своих поставщиках и подрядчиках. Дело в том, что налоговики придираются к сделкам с сомнительными контрагентами (письмо ФНС от 23.03.2017 № ЕД- 5-9/547). Они проверяют контрагентов по электронным сервисам на сайте ФНС nalog.ru.
Так же они смотрят реестр недобросовестных поставщиков, участвующих в госзакупках, базу судебных споров и другие источники в интернете. Запрашивают устав, приказ о назначении директора, доверенности и прочие бумаги.
В конце проверки контрагента компания собирает все документы по нему, а так же скриншоты с сайтов. Создается отдельная папка с досье по контрагенту.
Мы советуем не ограничиваться досье, а добавить к нему краткий отчет, который должен отразить следующие пункты:
- ИНН/КПП,
- ОГРН,
- Адрес, указанный в ЕГРЮЛ,
- Фактический адрес,
- Вид деятельности,
- Интернет — сайт,
- Руководитель,
- Учредители,
- Уполномоченный представитель,
- Работники, которые вправе подписывать счета-фактуры и первичные документы,
- Контактные данные,
- Сведения из ЕГРЮЛ,
- Сведения о руководителях и учредителях, которые в суде подтвердили, что не имеют отношения к компании- Service. Nalog.ru/ svl.do,
- Массовые адреса- Service. Nalog.ru/ addrfind.do,
- Массовые руководители и учредители- Service (необходимо указать какие результаты получены, когда проверяли контрагента по сервисам ФНС. Например, выяснили, что директор не является массовым),
- База судебных споров- kad.arbitr.ru,
- Полученные документы,
- Лицензии, свидетельства о допуске к работам, членство СРО,
- Отчет отдела маркетинга о выборе контрагента (нужно указать как вы нашли контрагента — по интернету, из рекламы или по рекомендации),
- Решение по контрагенту.
В таком отчете удобно представить всю важную информацию о поставщике или подрядчике. Прежде всего, с помощью такого отчета будет проще принять решение о том, стоит ли в дальнейшем сотрудничать с контрагентом. Так как в отчете уже будет видно сразу все рисковые моменты. Второе, данный отчет можно показать налоговикам, если у них возникнут вопросы по проверке.
Мы советуем так же запрашивать копию СЗВ-М. Данный документ нужен в рамках проверки контрагента, что у будущего контрагента есть трудовые ресурсы. В случае если их нет, то может и договор заключать не стоит: вдруг инспекторы не признают сделку действительной.
Инспекторы сейчас работают по новой статье 54.1 НК о незаконной налоговой экономии, в связи с этим контрагентов нужно проверять строже, чем прежде. В случае если контрагент запросил у вас данный отчет, нужно помнить что в отчете имеются персональные данные сотрудников — Ф.И.О., СНИЛС и ИНН. Для того чтобы поделиться с контрагентом данной информацией, необходимо взять с каждого сотрудника письменное согласие. В противном случае, проверяющие Роскомнадзора вправе оштрафовать компанию на 75 тыс. руб., а директора и главного бухгалтера на 20 тыс.руб.(ч. 2 ст. 13.11 КоАП).
Получить письменное согласие с каждого сотрудника — задача трудоемкая, особенно когда штат очень большой. Так же следует отметить, что не все сотрудники будут готовы передать свои данные неизвестной компании. Можно предложить отправить контрагенту альтернативу СЗВ-М. Например, можно отправить копию сведений о средней списочной численности компании за 2017 год. Данный отчет компания сдает в конце января, то есть он будет совсем свежим. Так же вы можете сделать копию с отметкой налоговиков о приеме или распечатать из программы спецоператора электронную квитанцию.
На случай если данной информации не достаточно для контрагента, можно приложить штатное расписание. Контрагент может сопоставить данные, и сделать вывод, что трудовыми ресурсами компания располагает. Нужно помнить, что из штатного расписания необходимо убрать данные по окладам и надбавкам. Такие сведения не важны для контрагента, а вот Роскомнадзор может придраться. И хотя в штатном расписание эти сведения привязаны не к конкретным людям, а к их должности, не исключено, что проверяющие могут попытаться оштрафовать вас.
