В 2025 году процедура инвентаризации обновилась

Бухгалтерам необходимо учитывать новые обязанности и использовать актуальные формы документов

Рассмотрим возможность проведения удаленной инвентаризации.

Подчеркнем важность своевременной сверки с контрагентами, не откладывая ее на 31 декабря. Разберем новые методы оценки излишков и обсудим их недостатки

Возьмите на вооружение алгоритм действий и важные моменты для инвентаризации в 2025 году. В этом году подход к ее проведению должен отличаться от прошлогоднего. Необходимо по-новому подойти к формированию инвентаризационной комиссии и оценке обнаруженных излишков.

Не все активы подлежат обязательной инвентаризации, в определенных ситуациях допустимо проведение ревизии в удаленном формате, но злоупотреблять такими упрощениями не стоит.

Сформируйте инвентаризационную комиссию, но не всегда это обязательно

В соответствии с новым ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» у вас есть возможность сократить объем бумажной работы уже на этапе создания комиссии. Однако для этого необходимо соблюсти ряд условий.

Согласно обновленным нормам ФСБУ, предприятия могут не создавать инвентаризационную комиссию в ряде ситуаций (согласно п. 22 ФСБУ 28/2023):

Во-первых, когда штат организации состоит исключительно из руководителя и главного бухгалтера (или просто бухгалтера), либо только из руководителя.

Во-вторых, если организация заключила соглашение с аудиторской компанией или индивидуальным аудитором для проведения инвентаризации активов и обязательств.

В-третьих, если инвентаризация осуществляется ревизионной комиссией, при условии, что ее формирование и компетенция в отношении инвентаризации четко определены в учредительных документах организации.

Ранее не существовало ситуаций, когда можно было обойтись без инвентаризационной комиссии. Исключением был случай, когда при небольшом объеме работ ее функции возлагались на ревизионную комиссию (п. 2.2 Методических указаний, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). При этом присутствие всех членов комиссии не было обязательным. Однако результаты признавались недействительными, если отсутствовало более 1/5 ее состава (п. 21 ФСБУ 28/2023). Новый ФСБУ допускает проведение инвентаризации при отсутствии менее 1/5 членов комиссии. Ранее ревизия считалась неправомерной даже при отсутствии одного члена комиссии (п. 2.3 Методических указаний, утв. приказом Минфина № 49).

Важные аспекты: если к годовой инвентаризации привлекается аудиторская компания, убедитесь, что в договоре прописаны ее полномочия по проведению данной процедуры. Если годовую ревизию проводит ревизионная комиссия, проверьте, чтобы на нее были возложены соответствующие функции. Обеспечьте присутствие большинства членов комиссии на инвентаризации. Например, если в комиссию входят 15 человек, отсутствие трех и более участников делает результаты недействительными (1/5 от 15 – это 3 человека). Отсутствие только двух человек допустимо. Важно помнить, что в состав инвентаризационной комиссии по-прежнему нельзя включать материально ответственных лиц (п. 20 ФСБУ 28/2023). Однако это не исключает их участия в инвентаризации. Более того, МОЛ обязаны присутствовать при инвентаризации имущества, за которое они несут ответственность (п. 23 ФСБУ 28/2023). В противном случае материально ответственный сотрудник может оспорить результаты инвентаризации, что затруднит взыскание ущерба с него.

В определенных ситуациях, инвентаризацию допускается осуществлять в удаленном формате

Определите перечень имущества, подлежащего инвентаризации; к исключениям следует подходить с осторожностью. Хотя ежегодная инвентаризация предполагает полную проверку, но, возможно, некоторое имущество можно не проверить, и здесь существуют ограничения

Существуют определенные исключения из общих правил. Во-первых, компании имеют право осуществлять инвентаризацию библиотечных фондов не чаще одного раза в пять лет, а других основных средств – не чаще одного раза в три года. Это означает, что ежегодная проверка основных средств не является обязательной. Во-вторых, годовую инвентаризацию основных средств, нематериальных активов, капитальных вложений и запасов по состоянию на 31 декабря можно не проводить, если подобная проверка уже проводилась в текущем году, но не ранее 1 октября (согласно п. 15 и 16 ФСБУ 28/2023). Подобные упрощения существовали и ранее (п. 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина № 49).

Третье послабление является нововведением: теперь разрешается проводить инвентаризацию удаленно. Если проверка некоторых видов активов представляется невозможной или слишком дорогостоящей, например, из-за их расположения в труднодоступных местах, можно организовать дистанционную инвентаризацию с использованием фото- или видеофиксации (п. 4 ФСБУ 28/2023).

На что обратить особое внимание? Если инвентаризация основных средств осуществляется раз в три года, этот порядок должен быть зафиксирован в вашей учетной политике. Если внеплановая проверка запасов, товаров или иных активов уже была проведена (например, в октябре или ноябре), её результаты могут быть использованы при проведении годовой инвентаризации, при соблюдении следующих условий: данный порядок действий закреплен во внутренних документах (к примеру, в отдельном распоряжении); с момента проведения внеплановой инвентаризации не происходило обстоятельств, требующих обязательной проверки (таких как кража, смена материально ответственного лица и т.п.). Если такие обстоятельства возникли после 1 октября, проведите обязательную инвентаризацию, и её результаты также могут быть включены в документы по годовой ревизии.

Если принято решение о проведении инвентаризации активов дистанционным способом, это должно найти отражение в учетной политике организации. Важно подчеркнуть, что, несмотря на то, что стандарт допускает применение альтернативных методов инвентаризации активов, проверка которых «невозможна или экономически нецелесообразна», он не устанавливает четких критериев для обоснования такого подхода. Чтобы избежать вопросов в ходе налоговых или аудиторских проверок, применяйте дистанционный метод только к тем активам, проверка которых традиционным способом действительно представляет сложность или невозможна. В качестве примера можно привести имущество, находящееся на территории арендатора, по месту работы удаленных сотрудников, в шахте, на крыше, на мачте, под водой, под высоким напряжением, в бескислородной среде, в опасной зоне и т.д. (Рекомендация Фонда «НРБУ “БМЦ”» от 20.05.2021 № Р-127/2021-КПР). Каждый участник комиссии, работающий удаленно, должен быть обеспечен компьютером и высокоскоростным подключением к интернету для использования платформ видеосвязи. Назначьте сотрудника, ответственного за организацию работы этих платформ и обучение участников комиссии.

В соответствии с новым ФСБУ 28/2023, необходимо проводить регулярные согласования данных с вашими деловыми партнерами и тщательно анализировать состояние дебиторской и кредиторской задолженности. Новые стандарты бухгалтерского учета устанавливают четкие правила для оценки результатов инвентаризации долгов и обязательств, а также их отражения в финансовой отчетности

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности предполагает сопоставление учетных данных о ваших обязательствах перед контрагентами или долгах партнеров с реальностью. Проверьте счета 60, 62, 76 и другие подобные. Начните с проверки первичных документов. Убедитесь, что в наличии все накладные, платежные поручения и прочие документы, а также корректность бухгалтерских проводок. Не откладывайте сверку расчетов до конца года. Своевременная сверка позволит оперативно выявить расхождения и внести необходимые корректировки. Акты сверок оформляйте в произвольной форме. В случае обнаружения сомнительной или просроченной задолженности, её следует списать с баланса.

Если в ходе сверки выявлены различия в суммах задолженности, их необходимо оценить на основании первичной документации. Признанные компанией расхождения корректируются доначислением или списанием сумм, что отражается в учете текущим периодом, если ошибка была допущена в текущем году (информационное сообщение Минфина от 12.04.2023 № ИС-учет-44, п. 11 ФСБУ 28/2022). Доначислите или доспишите суммы, если выявленные расхождения — результат вашей ошибки (информационное сообщение Минфина от 12.04.2023 № ИС-учет-44, п. 12 ФСБУ 28/2022). Для исправления ошибок могут быть использованы сторнировочные или дополнительные записи (п. 5 ПБУ 22/2010).

В прошлом применялся схожий порядок, но старые правила не содержали четких указаний по оценке расхождений и их корректировке (информационное сообщение Минфина от 12.04.2023 № ИС-учет-44).

Пример

В ходе проведения сверки взаиморасчетов с партнером, бухгалтер ООО «Компания» выявил расхождение в данных о кредиторской задолженности перед перевозчиком, которая, по данным «Компании», составляет 100 000 руб. (без НДС). Одновременно с этим, по информации транспортной компании, какая-либо задолженность отсутствует. Причиной расхождения стала ошибочная запись в учете ООО «Компания», где транспортные издержки были неверно отражены в сумме 300 000 руб. (без НДС), тогда как верная сумма этих расходов равнялась 200 000 руб. (без НДС). При этом стоимость фактически оказанных услуг контрагентом на сумму 240 000 руб. (с НДС) подтверждается транспортной накладной и прилагаемой документацией. Для исправления ошибки бухгалтер ООО «Компания» внес следующие корректировки:

Дебет 44 Кредит G0 -300 000 руб. — сторно отраженной задолженности за оказанные транспортные услуги;

Дебет ł0 Кредит 44 -300 000 руб. — сторно расходы;

Дебет 44 Кредит G0 — 200 000 руб. — отражена действительная задолженность перед контрагентом за транспортные услуги;

Дебет ł0 Кредит 44 — 200 000 руб. — списаны фактические расходы на транспортировку товарно-материальных ценностей.

Обратите внимание на нюансы при оценке избыточных запасов: здесь кроется уловка

Новый стандарт ФСБУ 28/2022 устанавливает четкие методы оценки излишков ТМЦ, ОС, МП и прочих активов, обнаруженных в ходе инвентаризации (пп. «а» п. 11 ФСБУ 28/2022). Стандарт предлагает три варианта оценки: справедливая стоимость (согласно МСФО (IFRS) 13), балансовая стоимость, либо балансовая стоимость аналогичных активов. Ранее, для основных средств применялся только один способ – оценка по рыночной стоимости (п. 3.3 Методических указаний из приказа Минфина № 49).

Загвоздка заключается в том, что ФСБУ 28/2022 не определяет порядок применения этих методов: существует ли какая-либо иерархия, или компания может выбрать любой из них по своему усмотрению.

Основываясь на логике, здравом смысле и рекомендациях аудиторов, выбор метода оценки излишков должен зависеть от причины, по которой они не были учтены ранее (Рекомендация фонда НРБУ «БМЦ» от 24.09.2020 № Р-120/2020-КпР «Активы, выявленные в результате инвентаризации»).

Порядок действий. При наличии первичной документации на объект или аналогичные активы, но при условии, что обнаруженные излишки не были своевременно учтены по причине упущения со стороны бухгалтерии, их оценка производится по балансовой стоимости аналогичного или идентичного имущества.

Если установить происхождение «лишнего» актива невозможно, первичная документация отсутствует, и у организации нет аналогичных объектов (например, старый системный блок, оставленный предыдущим арендатором, местонахождение которого неизвестно), то излишек принимается к учету по справедливой стоимости.

Признайте излишки доходами, отразив их по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Оценка и учет недостачи и пересортицы.

Выявленные недостачи оцениваются по балансовой стоимости, как это явно указано в подпункте «а» пункта 11 ФСБУ 28/2023. Ранее, в Методических рекомендациях Минфина № 49, четкие правила оценки недостач отсутствовали. Требования к оценке недостач ранее не были четко сформулированы (информационное сообщение Минфина от 12.04.2023 № ИС-учет-44).

Недостачи и потери списываются на виновных лиц. При отсутствии виновных или отказе суда во взыскании убытков, ущерб списывается в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» как прочие расходы (п. 12 ФСБУ 28/2023).

Пересортица регулируется общими правилами. В исключительных случаях допускается зачет излишков и недостач запасов за один период у одного материально ответственного лица в отношении идентичных активов и в тождественных количествах (п. 13 ФСБУ 28/2023).

Инвентаризационные документы должны содержать обязательные сведения

Согласно стандарту, информация и итоги инвентаризации должны быть отражены в инвентаризационных описях, актах и сличительных ведомостях (согласно п. 5 ФСБУ 28/2023). Разрешено объединять данные о фактическом количестве объектов и итогах инвентаризации в едином документе.

В качестве основы могут быть использованы формы Госкомстата от 18.08.1988 № 88, модифицированные формы или самостоятельно разработанные бланки, которые утверждены в учетной политике предприятия. Необходимо соблюдать перечень обязательных элементов в инвентаризационных актах или описях (п. 31 ФСБУ 28/2023), в том числе: названия активов и их идентификационные признаки, количество в соответствии с номенклатурой и в единицах измерения; нумерация порядковых номеров и общее число активов; подтверждение проверки цен и правильности подсчета итогов; подтверждение материально ответственного лица о принятии ответственности; подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица.

Составление инвентаризационных документов возможно в электронном виде (информационное сообщение Минфина от 12.04.2023 № ИС-учет-44) при условии закрепления такого порядка в учетной политике.