Как удерживать НДФЛ, если вы работаете с подрядчиком по предоплате

Консультанты «Аудит Эксперт» помогут вовремя удержать и перечислить НДФЛ с доходов подрядчика.

Совет наших экспертов убережет от штрафа за неполное удержание налога и пеней.

Компания выдает подрядчику аванс

Представьте, у вашей компании заключен договор с подрядчиком — физическим лицом. Вы перечислили ему аванс. Но не забудьте удержать с него НДФЛ! Чиновники за этим следят строго.

Дальше, по разным причинам, ваша компания может расторгнуть этот договор. Какую сумму аванса подрядчик должен вернуть вам — всю или за минусом НДФЛ? Чиновники из Минфина разъяснили — не важно, что НДФЛ уже перечислен в бюджет, подрядчик должен вернуть всю сумму аванса (письмо от 26 мая 2014 г. № 03-04- 06/24982). Такой вывод о том, что ваша организация, как налоговый агент, должна удерживать НДФЛ с аванса, выплачиваемого подрядчику — физическому лицу, по нашему мнению, довольно спорный.

Но самый безопасный и выгодный порядок действий при расторжении договора: подрядчик — физическое лицо должен вернуть компании всю сумму аванса без вычета НДФЛ.

 При выплате подрядчику аванса — физическому лицу безопаснее удержать с этой суммы НДФЛ. На этом настаивают чиновники в письме Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-04-06/24982. Свою точку зрения они аргументируют тем, что при определении налоговой базы должны учитыватся все доходы налогоплательщика, полученные как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). А фактической датой получения доходов в денежной форме является день фактической выплаты такой суммы. То есть либо день перечисления дохода на счет налогоплательщика, либо по его поручению на счета третьих лиц (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Другой подход может привести к спору с инспекцией на выездной проверке. Тогда компании грозит штраф за неполное удержание налога — 20 процентов от неудержанной суммы (ст. 123 НК РФ), и начисление пени за каждый календарный день просрочки платежа. И скорее всего их поддержат судьи.

Вывод! При перечислении предоплаты подрядчику — физическому лицу безопаснее удержать с этой суммы НДФЛ. Это исключит штраф в размере 20 процентов от неудержанной суммы.

  На практике иногда делают так: закрепляют условие в договоре, что подрядчик должен сам заплатить НДФЛ. Но это не спасет ситуацию. Такое условие договора противоречит нормам Налогового кодекса РФ, а потому ничтожно (ст. 168 ГК РФ). На выездной проверке инспекторы все равно оштрафуют налогового агента за неудержание НДФЛ.

 Компания расторгает договор с подрядчиком.

Может случиться, что уже после выдачи аванса компания расторгнет договор с подрядчиком. Тогда не ясно, какую сумму он должен вернуть вашей компании и что делать с НДФЛ, который вы удержали с аванса и перечислили в бюджет.

«Аудит Эксперт» напоминает: Для возврата налоговой переплаты от подрядчика понадобится заявление с реквизитами счета, на который надо перечислить деньги.

В Минфине России считают, что при расторжении договора подрядчик должен вернуть всю сумму аванса вместе с НДФЛ. При этом возникает излишне удержанный НДФЛ, о котором надо сообщить исполнителю в течение 10 рабочих дней с момента обнаружения переплаты. А затем вернуть ему эту сумму (п. 1 ст. 231 НК РФ). На это организации отводится три месяца со дня, когда подрядчик подаст заявление о возврате переплаты. Вернуть НДФЛ надо за счет сумм, начисленных в отношении других налогоплательщиков.

Заявление о возврате налога подрядчик может подать в течение трех лет с момента удержания налога (п. 7 ст. 78 НК РФ). При этом не имеет значения, существуют ли трудовые (гражданско-правовые) отношения между подрядчиком и организацией на дату подачи заявления. Кроме того, не требуется подтверждения того, что подрядчик не получал налог из инспекции . Такое же мнение озвучено в письме Минфина России от 27 декабря 2012 г. № 03-04-06/4-370.

Предложенный Минфином способ перерасчета весьма трудоемкий. Но он полностью соответствует Налоговому кодексу РФ и исключает любые претензии налоговиков.

 У компании есть три пути. Первый безопасный — оставить переплату в бюджете и в учете. Этот вариант идеален, если НДФЛ с аванса подрядчика невелик и для компании непринципиально обнулить расчеты с бюджетом по этому налогу.

Второй путь — подать в ИФНС заявление о возврате ошибочно перечисленной суммы. В этом заявлении сказать, что компания по ошибке перечислила деньги под видом НДФЛ. И хочет получить их назад. Но здесь велика вероятность, что налоговики откажут в возврате. Обоснуют тем, что только на выездной проверке могут понять, действительно ли компания заплатила в бюджет не НДФЛ, а сумму, не являющуюся налогом. Кроме того, по факту в бюджет попал именно налоговый платеж, ведь на момент перечисления это был именно НДФЛ.

Наконец, третий путь — обратиться в инспекцию с заявлением о зачете налога в счет предстоящих платежей. Просто перечислить НДФЛ с зарплаты других работников в бюджет уже за вычетом налога, излишне удержанного у подрядчика, рискованно.

Главное, о чем важно помнить:

На проверке налоговики поинтересуются, почему у работников удержано больше, чем перечислено в бюджет, и почему организация не перечислила эту сумму подрядчику по безналу? Итогом спора может стать штраф за неполное перечисление налога в размере 20 процентов от неперечисленной суммы (ст. 123 НК РФ).

При каждой выплате аванса по договору подряда безопаснее удерживать НДФЛ. Но тогда при расторжении договора подрядчик должен вернуть предоплату вместе с налогом.