Упростили работу бухгалтерии с расчетными листками
Упростили работу бухгалтерии с расчетными листками
Рассмотрим такую ситуацию, когда руководитель поставил задачу упростить документооборот. Начали с расчетных листков. Аудиторы «Аудит Эксперт» разобрались в данном вопросе. В данной статье раскрыли основные проблемы, которые могут возникнуть по этому вопросу.
По какой причине решили отказаться от бумажных листков
В организации работали больше 300 работников, к тому же сотрудники дочерних компаний. Ежемесячная распечатка расчетных листков была очень затруднительной для бухгалтера. К тому же на это уходило очень большое количество времени и сил, к тому же тратилось большое количество бумаги. Организация решила поменять данную систему.
Выдавать расчетные листки является обязанностью организации (ст. 136 ТК). Поэтому отказаться от этого полностью не получится. В противном случае существует большой риск, что трудоинспекторы оштрафуют организацию на 50 тыс. руб. Однако в каком виде нужно передавать работникам листки, в законе не написано. В связи с этим компания приняла решение оформлять листки в электронном виде.
Минтруд поддерживает такую позицию, то есть они не против, чтобы организации отправляли листки сотрудникам в электронном формате. Самое важное, закрепить данный подход в положении об оплате труда, правилах внутреннего распорядка или ином локальном акте. Такого же мнения придерживаются и судьи, к тому же в спорах не только с трудоинспекторами, но и с работниками (апелляционные определения Московского городского суда от 12.05.2017 по делу №33-17642/2017, Омского областного суда от 24.07.2013 по делу №33-4740/2013. Рассылка расчетных листков по электронной почте не является нарушением, так считают судьи. Какие действия были предприняты, чтобы ввести электронные расчетные листки
Во-первых, сначала подготовили документы. Далее закрепили регламент отправки сотрудникам расчетных листков в электронном формате в положении об оплате труда. Там указали, что листки отправляются на служебную или личную электронную почту. А также установили, что факт получения листка подтверждает электронное письмо с уведомлением о доставке. Для того чтобы защитить персональные данные работников, ввели шифрование файлов с электронными листками. Таким образом, чтобы файл открывался с помощью пароля, то есть серия и номер своего паспорта.
Как правило, нет единой формы расчетного листка. В этой связи, наши аудиторы советуют разработать собственный бланк и утвердить его приказом руководителя компании. Если в компании имеется профсоюз, тогда форму листка необходимо согласовать с его представителями. В расчетный листок необходимо включать следующие данные:
- Составные части заработной платы: оклад и премии.
- Другие начисления: пособия, компенсации и больничные.
- Все удержания сотрудников.
- Итоговая сумма, положенная работнику.
Советуем ознакомить сотрудников с новым порядком под подпись и попросить написать в заявлениях, на какой адрес электронной почты необходимо направлять расчетные листки. Так же нужно взять с каждого сотрудника согласие на обработку персональных данных.
Как организовать безопасное хранение электронных листков
Есть ли необходимость распечатывать расчетные листки, в случае если организация ведет лицевой счет на компьютере по форме № Т-54а?
Для того, чтобы вести лицевой счет сотрудника на компьютере предусмотрена форма № Т-54а (постановление Госкомстата от 05.01.2004 №1). В указании по заполнению этого бланка говорится о том, что организация обязана распечатать и вклеить в него расчетный лист. Аудиторы считают, что такое правило можно не применять по двум причинам.
Во-первых, с 01.01.2013 года, когда вступили в силу действующий Закон о бухгалтерском учете, формы лицевых счетов № Т-54а и № Т-54, а также указания по заполнению организация может не применять. Так как компания имеет право разрабатывать свои формы таких счетов (ч.4 ст.9 ФЗ от 06.11.2011 №402-ФЗ). Обязательными остались лишь расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49 и платежная ведомость по форме № Т-53. Все остальные формы документов по учету труда и его оплате организация может разработать самостоятельно. Поэтому, организация имеет права не вклеивать в лицевые счета по форме № Т-54а распечатанные расчетные листки.
Во-вторых, постановление Госкомстата, в котором утвердили формы лицевых счетов и указания по их заполнению, никогда официально не публиковались. Поэтому проверяющие не могут штрафовать организацию за то, что она не выполнит требования, содержащиеся в данном документе. Такого же мнения придерживаются и судьи (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.2010 № 09АП-27072/201).
Расчетные листки с 18.02.2020 года необходимо хранить шесть лет после года, в котором их составили. До этой даты срок был пять лет. При отсутствии лицевых счетов в компании срок хранения еще больше, то есть 75 лет.
Можно ли хранить расчетные листки в электронном виде, даже если они не заверены электронной подписью?
Аудиторы считают, что хранить электронные листки можно и без электронной подписи. Это аргументируют следующими причинами.
Первое, даже в случае если в организацию с проверкой придет трудоинспекция, можно распечатать листки, которые хранятся в электронном виде. Самое важное заверить бумажные копии подписью директора или другого сотрудника, у которого есть такие полномочия. Если у организации имеется печать, то требуется поставить и ее (ч. 6 ст. 11 ФЗ от 26.12.2008 №294-ФЗ). Так же рассмотрим в каких еще ситуациях компания обязана распечатать электронные документы:
- Когда налоговая инспекция требует первичные учетные документы, которые были составлены не по утвержденным форматам (письмо ФНС от 06.12.2019 №ЕД-4-15/25049).
- Когда документы предоставить просит контрагент, и такой пункт прописан в договоре.
- Когда документы просит трудоинспекторы или прокуратура (ч. 6 ст. 9 Закона №402-ФЗ).
Второе, чиновники дали разъяснения, что заверять электронной подписью нужно только первичные учетные документы (информация Минфина №ПЗ-13/2015). Расчетный листок не является первичным документом, так как на основании его бухгалтерия не отражает операции в бухгалтерском учете. Данный документ всего лишь информирует сотрудника о составных частях заработной платы (апелляционное определения Московского городского суда от 17.10.2017 по делу №33-29859/2017, Кемеровского областного суда от 17.10.2017 №33-11117). В этой связи данное правило можно не принимать, то есть расчетные листки необязательно заверять электронной подписью (ч.1,2,5 ст.9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Проверяющие не против хранения расчетных листков в электронном формате. Самое важное предоставить его во время проверки (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 14.12.2016 №Ф09-10983/16). Как выяснили, наши специалисты, Росархив готовит перечень документов, которые необходимо хранить на бумаге. Однако такого документа нет.
В конечном итоге решили не распечатывать электронные документы. Однако, чтобы защитить компанию от сбоя в программе, нужно установить следующие правило: каждый месяц нужно создавать резервы копий расчетных листков и хранить их на внешнем жестком диске.
