Первичные документы на бумаге VS Электронные документы.

Часто считают,  что сканированный документ, присланный на почту от контрагента, это уже и есть электронный документ.

Основное различие: Первичный документ на бумаге распечатывают и подписывают собственноручно.  Электронную  первичную документацию  создают при  помощи  определенных  программ, а после подписывают ЭЦП и отсылают  посредством электронного оператора связи.

То что Вам на электронную почту прислали скан счет-фактуры, не означает, что Вы получили электронный документ. Для того чтобы по электронной счет-фактуре можно было бы принять НДС к вычету, счет-фактура должен быть составлен по определенной форме и заверен специальной электронной подписью, которую возможно получить только в удостоверяющих центрах.

Подпись. На распечатанном документе надо расписаться руководителю, главному бухгалтеру  и/или другому уполномоченному сотруднику. Тех сотрудников, кто имеет право подписывать первичные документы, руководитель организации  назначает своим приказом. Еще один вариант — выписать работнику доверенность для того, что бы тот мог подписывать документы.

Для ЭДО нужна специальная электронная подпись. Ее можно получить только в специальных  удостоверяющих центрах.

Подписи разделяют на три вида: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Минфин считает, что подписывать первичную документацию можно любой из них (письмо от 22.02.2019 № 07-01-09/11672).

Но, наши аудиторы считают, что  лучше подписывать именно усиленной квалифицированной подписью. Потому что, она более защищена от подделок. А так же, электронную отчетность, при ее сдаче,  подписывать можно исключительно  усиленной квалифицированной подписью (письмо ФНС от 17.01.2014 № ПА-4-6/489).

Напоминаем Вам, что руководителю лучше не передавать свою электронную подпись бухгалтеру. Потому что в этом случае будет нарушена конфиденциальность ключа электронной подписи. По этой причине удостоверяющий центр может остановить действие ключа, и Вы не сможете подписывать первичную документацию. Каждый сотрудник, который подписывает первичку, должен иметь отдельный сертификат электронной подписи (подп. 1 п. 6 ст. 17 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Наши аудиторы рекомендуют завести  на каждого работника свои подписи.

Признание расходов. Расходы по документам на бумаге можно признать только при наличии оригинала документа, в оригинале должна стоять подпись ответственного лица. Если имеется только скан бумажного документа, признать расходы нельзя.

Также не признаются расходы по бумажным документам, когда на месте подписи на документах ставят факсимиле (письмо ФНС от 17.05.2016 № АС-4-15/8657).

Чтобы признать расходы  в учете на основании электронного документа так же надо, чтобы документ был подписан, только уже электронной подписью. Организации не обязательно печатать и физически хранить документ.

Первичный документ присланный посредством оператора ЭДО, несет такую же юридическую силу, как и бумажная (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Поэтому расходы по такому документу признаются в учете (ст. 252 НК).

Защищенность. Документы на бумагах организация хранит у себя.

Они слабо защищены от внешних воздействий. Могут сгореть при пожаре, утонуть при потопе. Их легко испортить, пролив что-нибудь. Бывают случаи, когда сотрудник пробивает документ дыроколом так, что не видно дату документа. А использовать испорченный первичный документ нельзя. Надо заново просить у контрагента, чтобы тот выписал документ заново. Все это занимает у сотрудников время.

Электронные документы хранятся на серверах операторов ЭДО. Такие документы хорошо защищены от воздействий. Им не страшны огонь, вода и ошибки сотрудников.

Даже распечатывая и храня документы отдельно, восстановить их после порчи будет легко. Надо будет просто запустить программу оператора ЭДО и повторно распечатать необходимые документы.

Передача документов сотрудникам налоговых служб. Если у организации вся документация на бумажных носителях и налоговые органы присылают организации требование о представлении документов, их приходится искать по шкафам и папкам. На это тратится время, которого и так не бывает достаточно. Ведь на ответ у организации всего 5 или 10 рабочих дней, в противном случае — штраф (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК).

Первичные документы электронного вида, собрать легче. Нет необходимости искать их по всей бухгалтерии. Нужно просто открыть их в программе оператора ЭДО и отослать налоговикам с помощью интернета.

Создается видимость, что у электронных документов есть только положительная сторона. Однако, мы не рекомендуем слепо переходить на такой вид первичной документации. Сначала надо  подготовиться. Ведь ЭДО  предполагает хорошее техническое оснащение бухгалтерии. Старые компьютеры скорее всего не осилят усложненные программы операторов ЭДО. Каждому работнику, которому позволено подписывать документ, необходимо завести отдельную электронную подпись. Одновременно с контрагентами необходимо подписать соглашение о взаимном признании такой подписи.

Все плюсы и минусы электронных документов, мы привели в таблице: